วิธีใช้บิลค์บันทึกต้นทุน จัดซื้อจัดจ้าง แบบแบ่งจ่าย

ขอบคุณรูปภาพจาก Yello Smart Purchase

งาน จัดซื้อจัดจ้าง หลายอย่างในงานก่อสร้าง เช่น เหล็ก ปูน เราสามารถตกลงกับซัพพลายเออร์ตั้งแต่ต้นโครงการ ว่าใช้วัสดุชนิดนั้นๆทั้งโครงการเป็นปริมาณ-ราคาเท่าไหร่ การซื้อแบบนี้ซัพพลายเออร์มักให้ราคาของเราถูก เพราะเราสั่งเป็นล็อตใหญ่ พอตกลงได้แล้ว เราจะยึดราคานั้นเป็นราคาซื้อตลอดจนจบโครงการ โดยไม่ได้จ่ายเงินเป็นก้อนใหญ่ทีเดียว แต่จะทยอยรับของ ทยอยจ่าย 

        งานจ้างผู้รับเหมาช่วงก็เช่นกันค่ะ เราตกลงมูลค่างานกับผู้รับเหมาช่วงตั้งแต่ต้น แล้วทยอยจ่ายเงินเป็นงวด เมื่อผู้รับเหมาช่วงส่งงาน หรือขอเบิก

ทยอยจ่ายแบบนี้ จะรู้ได้อย่างไรว่าจ่ายไปเท่าไหร่แล้ว? เหลือจ่ายอีกเท่าไหร่?

        เคยเห็นคนจัดการงาน จัดซื้อจัดจ้าง ลักษณะนี้โดย การทำจ่ายไปเรื่อยๆแล้วค่อยมาไล่ดู ว่าจ่ายไปเท่าไหร่ วิธีนี้เปลืองเวลาหากินมานั่งย้อนอดีตดูรายจ่าย แถมใช้ความเป็นระเบียบสูงทีเดียว เพื่อจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดๆ อยากรู้ตัวเลขทีก็มาบวกเลขกัน บางครั้งรีบๆ ผู้รับเหมาช่วงมาเบิกเงินแล้ว ไม่ทันได้ย้อนดูรายจ่ายเก่า ดีไม่ดีจะจ่ายเกินแบบไม่รู้ตัว

        หลายคนยกระดับวิธีบันทึกช้อมูล จัดซื้อจัดจ้าง แบบแบ่งจ่ายขึ้นมาอีกขั้น คือ ใช้ Microsoft Excel คุมไว้ ตั้งต้นบรรทัดแรกเป็นราคา-ปริมาณทั้งโครงการ แล้วลดยอดทุกครั้งที่ทยอยจ่ายออกไป

        ส่วนใครที่ใช้ BUILK Cost Control จะมีทางเลือกเพิ่มอีกอย่างคือ รายงานจัดซื้อแยกตามผู้ขาย แต่ก่อนจะใช้รายงานนี้ได้ เราต้องบันทึกข้อมูลในระบบซะก่อน

บทความที่เกี่ยวข้อง8 รายงาน สำหรับธุรกิจก่อสร้าง SMEs รายงาน สำหรับผู้บริหารโครงการก่อสร้าง รายงานที่จะทำให้ชีวิตฝ่ายจัดซื้อง่ายขึ้น

 

วิธีบันทึกข้อมูล จัดซื้อจัดจ้าง แบบแบ่งจ่าย

 

1. สร้างใบสั่งซื้อยอดรวม

ซัพพลายเออร์จะขอใบสั่งซื้อจากเรามายืนยันปริมาณ-ราคาค่ะ ส่วนผู้รับเหมาช่วงอาจจะไม่ต้องการใบสั่งซื้อเพราะมีข้อมูลอยู่ในสัญญาจ้างแล้ว แต่ขอแนะนำให้สร้างใบสั่งซื้อในบิลค์ด้วยเหมือนกัน เพื่อเตือนความจำเอาไว้

2. ยกเลิกใบสังซื้อ

ใบสั่งซื้อยอดรวมที่เพิ่งสร้างไป เอาไว้ส่งให้ซัพพลายเออร์หรือเตือนความจำเท่านั้น เราไม่ได้จ่ายตามนี้ก้อนเดียวในทีเดียว ถ้าเราไม่ยกเลิกจะกลายเป็นว่าต้นทุนส่วนนี้บวมขึ้นมาทันที ทั้งๆที่ตอนนี้เรายังไม่ได้ใช้ซักหน่อย

มาดูเรื่องนโยบายบ้างค่ะ BUILK Cost Control เป็นเครื่องมือที่ต้องใช้พร้อมนโยบายจากผู้บริหาร ขอแนะนำให้ตั้งนโยบายว่า ยกเลิกใบสั่งซื้อเมื่อไหร่ เอาไว้ด้วย ถ้าคิดไม่ออกลองใช้นโยบายยกเลิกใบสั่งซื้อทันทีที่ซัพพลายเออร์รับเอกสาร ส่วนงานจัดจ้างให้ยกเลิกทันทีเมื่อจ่ายงวดแรก

3. ทยอยสร้างใบสั่งซื้อตามงวด

เมื่อของล็อตใหม่เข้า ให้สร้างใบสั่งซื้อตามปริมาณจริง จะให้เร็วใช้วิธีคัดลอกใบสั่งซื้อที่ยกเลิกไปเมื่อสักครู่ แล้วเปลี่ยนแค่ปริมาณเฉยๆ

บางคนมีฝ่ายจัดซื้อ จะสร้างใบสั่งซื้อก่อนของเข้าก็ได้ หรือ ถ้าทำงานกันไม่กี่คนใช้วิธีบันทึกหลังกลับจากไซท์ตอนเย็นอย่าง ชโยโฮมรับสร้างบ้าน ก็ได้ค่ะ

 

เท่านี้ แค่เปิดสมาร์ทโฟน แทปเลต คอมพิวเตอร์ จะรุ่นไหนก็ได้ คลิกไปที่ รายงานจัดซื้อแยกตามผู้ขายในบิลค์ เราส่วนที่จ่ายไปแล้ว ต้องจ่ายอีกเท่าไหร่ แบบไม่เปลืองแรง ไม่เปลืองเวลา แล้วเอาเวลาไปดูงานก่อสร้างที่เราถนัดดีกว่าค่ะ 

แล้วคุณใช้วิธีอะไรจัดการต้นทุนจัดซื้อจัดจ้างแบบแบ่งจ่ายคะ? 

 

บทความที่เกี่ยวข้องคลิปวีดีโอ วิธีการใช้ระบบสั่งซื้อ เก็บต้นทุนงานก่อสร้างด้วยการ “สร้าง – จัดสรร – อนุุมัติ” ใบสั่งซื้อ บันทึกต้นทุนที่ไม่มีใบสั่งซื้ออย่างไร  บันทึกค่าแรง – เงินเดือน จัดสรรต้นทุน งานก่อสร้าง อย่างไร อนุมัติใบสั่งซื้อ เพื่ออะไร ป้องกันทุจริต ด้วยระบบห้ามแก้ไขใบสั่งซื้อ บันทึกรายการที่มี  Vat รวมมาด้วย แนบหลักฐานการสั่งของจากหน้างานกับใบสั่งซื้อ จัดการต้นทุนงานเพิ่มอย่างไร

 


บิลค์ทีมเกี่ยวกับผู้เขียน บิลค์ทีม

บิลค์ทีม เป็นทีมงานทุกคนในบิลค์ เราอยากสร้าง สังคมผู้รับเหมาคุณภาพของเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ช่วยธุรกิจรับเหมาก่อสร้างลดต้นทุน ประหยัดเวลา ด้วยการสร้าง โปรแกรมควบคุมต้นทุน ให้ผู้รับเหมาใช้ฟรี นอกจากโปรแกรมแล้ว เราก็ทำอะไรอย่างอื่นที่เราพอจะคิดออกไปเรื่อยๆ..เพื่อให้ผู้รับเหมามีชีวิตที่ดีขึ้น

 

About the author