คู่มือเริ่มใช้บิลค์ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง ใช้ฟรี (หน้าเดียวจบ)

ยินดีต้อนรับสู่ BUILK Cost Control ค่ะ

        คุณน่าจะเป็น ผู้รับเหมา หรือ ผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ ที่กำลังหาโปรแกรมจัดการ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง ให้ธุรกิจที่กำลังเติบโตใช่มั้ยคะ? หรือต้องการหาระบบ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง ใหม่มาแทนระบบต้นทุนป้จจุบันที่ติดตั้งไม่สำเร็จซักที ไม่ได้ผลลัพธ์อย่างที่ต้องการ หรืออาจเพิ่งขาดทุนมาสดๆร้อนๆจากไซท์ล่าสุด ขาดทุนไปเป็นแสน ไม่อยากให้เกิดเหตุการณ์เดิมซ้ำอีกแล้ว (ถ้าเป็นอย่างหลังพวกเราขอให้กำลังใจ สู้ต่อไปนะคะ)

        BUILK Cost Control น่าจะเป็นเครื่องมือที่คุณหาอยู่ ใช้แล้วเห็นต้นทุน รู้กำไร แถมไม่ต้องลงทุนซื้อซอฟท์แวร์ซักบาท ให้ใช้ฟรี.. ฟรีจริงๆนะคะ ฟรีตลอดไป ไม่มีเงื่อนไข ทำไมฟรี? คลิกอ่านที่นี่

        อันที่จริงระบบนี้เป็นเครื่องมือ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง ออนไลน์ที่ “ง่ายแสนง่าย” บิลค์ตั้งใจทำระบบนี้ให้มัน – ง่าย – จนคุณเรียนรู้เองได้ ถ่ายทอดให้ฝ่ายจัดซื้อเองได้ ไม่จำเป็นต้องรอเข้าร่วมอบรมใน กิจกรรมของบิลค์ เลยค่ะ มีธุรกิจก่อสร้างหลายกิจการอย่างเช่น ROCKDY (THAILAND) ศึกษาหัดใช้เอง จนตอนนี้เทิร์นโปรไปแล้ว ลองอ่านคู่มือหัดใช้บิลค์สั้นๆนี้ดูนะคะ

register

ในคู่มือหัดใช้บิลค์ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง (หน้าเดียวจบ) นี้มีเรื่องเกี่ยวกับ

  • วางแผนต้นทุนโครงการก่อสร้าง
  • บันทึกต้นทุนจัดซื้อจัดจ้าง
  • ทำความเข้าใจรายงาน

หากมีคำถามอื่นนอกเหนือจากคู่มือนี้ ต้องการใช้บิลค์แบบแอดวานซ์ (ระบบนี้ยืดหยุ่นค่ะ คล้าย Microsoft Excel ที่จะใช้เพียงบวกเลข หรือ ใช้ระดับโปรขั้น Macro ก็ได้) ลองหาคำตอบที่นี่ หรือ ติดต่อบิลค์ตามช่องทางที่บอกด้านล่างเว็บไซต์ค่ะ 

เริ่มกันเลยดีกว่า!

อาจจะยาวซักหน่อย แต่เพื่อการเติบโตในระยะยาว ขอให้อดทนอ่านนะคะ เป็นการลงทุนเวลาสร้างความรู้

เรื่องควรรู้ก่อนใช้บิลค์ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง

เราจะใช้งานบิลค์ได้ราบรื่นต่อเมื่อ เปิดเว็บไซต์จาก Google Chrome เท่านั้น ดาวน์โหลดกูเกิลโครมที่นี่ แล้วเปิดเว็บไซต์บิลค์ในกูเกิลโครมค่ะ

        BUILK Cost Control เป็นเครื่องมือ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง ใช้บนเว็บไซต์แบบไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมอะไรเลย สมัครใช้งานด้วยอีเมลล์ คล้ายๆสมัครใช้เฟสบุ๊ค

วางแผนต้นทุนโครงการก่อสร้าง

ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง

หลังจากได้งานเซ็นต์สัญญาว่าจ้างก่อสร้างเรียบร้อย เราได้ BOQ ฉบับเสนอราคา และสัญญาจ้าง อยู่ในมือ

        หลายคนคงเคยพยายาม ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง โดยใช้ BOQ มาแล้ว เมื่อเปิดงานก็มุ่งมั่นตั้งใจเต็มที่ เปิดไฟล์ BOQ เป็น Excel หวังว่าจะบันทึกต้นทุนในนี้เพื่อ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง ให้ได้ !

แต่พอเริ่มงานไปซักพัก หน้างานเริ่มวุ่น เริ่มวิ่งแก้ปัญหาประจำวัน BOQ แต่ละงานก็ไม่เหมือนกัน มีค่าวัสดุและค่าแรงเป็นพันรายการ มีรายการนอกแผนโผล่มาเรื่อย คนที่จะเข้าใจรายการพวกนี้ได้หมด คือ วิศวกร สถาปนิก ที่มีประสบการณ์หน้างาน ซึ่งกำลังยุ่ง วิ่งแก้ปัญหาหน้างาน คุมงาน เร่งงานอยู่ ดังนั้นจึงไม่ค่อยมีเวลาจับตาดูการเคลื่อนไหวรายการ BOQ พวกนี้เท่าไหร่ อีกซักพักมีเรื่องเงินมาเอี่ยวเงินเข้าทางนู้น ออกทางนี้ ทั้งจัดซื้อ จัดจ้าง เงินสดย่อย จนถึง.. หมุนเงิน ทวงเงิน และโดนทวงเงิน

        พอยุ่งหนักเข้า ความตั้งใจเดิมก็เริ่มจาง ไม่มีเวลาอัพเดทไฟล์ BOQ ต้นทุนสม่ำเสมอ งานเอกสารกองสูงเท่าลูกชายยืน เคลียร์ไม่หลุด สุดท้ายจบที่ว่า ไว้ค่อยไปคุมโครงการหน้าแล้วกัน (เรื่องทุกอย่างเกิดขึ้นเร็วมาก)

        เพราะการคุมต้นทุนด้วย BOQ เป็นเรื่องละเอียด เรื่องยาก เรื่องเยอะ ระบบ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง BUILK Cost Control ไม่ใช้ BOQ คุมค่ะ แต่ใช้ระบบรหัสต้นทุน (Cost Code) แทน รหัสต้นทุนนี้แบ่งต้นทุนเป็นหมวดๆ คล้ายๆ ผังบัญชี แต่ออกแบบมาสำหรับงานก่อสร้างโดยเฉพาะ คลิกดูรหัสต้นทุนสำหรับธุรกิจก่อสร้างที่นี่ ไม่ละเอียดเกินไปเหมือนการควบคุม BOQ และ ไม่หยาบเกินไปจนนำมาใช้ตัดสินใจอะไรต่อไม่ได้ นอกจากนี้ระบบยังง่ายพอจะให้คนอื่นอย่าง บัญชี ธุรการทำได้ด้วย ไม่กวนคีย์แมนหน้างานด้วย

        ระบบนี้ออกแบบจากประสบการณ์(ปัญหา)ตรงของผู้รับเหมาค่ะ เข้าใจดีว่าภาระคนทำงานก่อสร้างเราหนักนัก อาศัยความมุ่งมั่นอดทนสูงจริงๆ

แปลง BOQ เป็น แผนต้นทุน ที่จัดประเภทตามรหัสต้นทุน

จาก BOQ ของต้นทุนของโครงการ เรามาจัดกลุ่มใหม่ตามรหัสต้นทุนเสียก่อนค่ะ ถ้าโครงการไม่ใหญ่มาก จะกดเครื่องคิดเลขรวมต้นทุนแต่ละหมวด หรือประมาณเอาตามประสบการณ์ก็ได้ หรือถ้ามีเวลาอีกซักนิด อยากให้แปลง BOQ เป็นงบประมาณโครงการ (Control Budget) ด้วย Microsoft Excel โดยใช้แบบฟอร์ม BOQ นี้ ดาวน์โหลด BOQ ฟอร์มเปล่า  ดาวน์โหลดฟอร์ม BOQ แบบมีข้อมูลตัวอย่าง ดูวิธีการใช้แบบฟอร์มอย่างละเอียด

        เมื่อได้ตัวเลขสำหรับแผนต้นทุนแล้วให้พักไว้ก่อน เดี๋ยวเราจะเอาไปใส่ใน BUILK Cost Control ตั้งเป็นงบประมาณโครงการกันค่ะ

วางแผนต้นทุนโครงการใน BUILK Cost Control

  • ลงชื่อเข้าระบบบิลค์ที่นี่ค่ะ
  • จากนั้นไปที่ แผงบริหารเมนู Cost Control
  • หาข้อความที่เขียนว่า สร้างโครงการใหม่ หรือ คลิกสร้างโครงการใหม่ที่นี่
  • ที่เหลือคือ เติมคำ เติมตัวเลข ในช่องว่าง พิมพ์ข้อมูลโครงการ และ ใส่ตัวเลขแผนต้นทุนแบ่งตามรหัสต้นทุนเมื่อซักครู่ลงไป ถ้ามีรายละเอียดของต้นทุนในแต่ละหมวดงาน จะใส่โน้ตรายละเอียดไว้ ให้ทีมงานที่เข้าใจตรงกันก็ได้ จะใส่ตัวเลขแผนงวดงานรับตอนนี้หรือกลับมาเพิ่มทีหลังก็ได้

เชื่อมั้ยคะว่า ตอนนี้เราได้แผนต้นทุนสำหรับ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง เอาไว้ใช้ตลอดระยะเวลาโครงการแล้ว อ่านเพิ่มเรื่องวางแผนโครงการก่อสร้างที่นี่

บันทึกต้นทุนจัดซื้อจัดจ้าง

ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง

ประเด็นของการ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง คือ “มีแผนต้นทุน” ไว้เป็นกรอบในการควบคุม และต้อง “บันทึกต้นทุนจริง” ทั้งหมดให้ได้ เมื่อนำแผนมาเปรียบเทียบกับต้นทุนจริงแล้ว แค่ปรายตามอง อย่างน้อยอ่านได้แบบนี้นะคะ

  • ระหว่างก่อสร้าง มีต้นทุนหมวดที่เกินกว่าแผนหรือเปล่า (เอามาคิดต่อ เกิดอะไรขึ้น?)
  • หมวดไหนเหลืองบน้อย ทั้งที่ยังสร้างไม่เสร็จ (เห็นทีต้องระวังเรื่องการใช้จ่ายในหมวดนี้แล้ว! แล้วจะระวังอย่างไรดี?)
  • จบโครงการ ดูตัวเลขกันชัดๆ ได้กำไรหรือขาดทุนกี่เปอร์เซ็นต์ (มีจุดไหนที่เราพลาดไปบ้าง? เอาตัวเลขนี้ไปปรับแผนในงานหน้าดีมั้ย?)

เราจะรู้ประสิทธิภาพการใช้ต้นทุนค่ะ ดีไม่ดีอย่างไร และยังใช้เป็น KPI กำหนดเป้าหมายด้านผลประกอบการของโครงการ ให้กับทีมงานที่เกี่ยวข้องได้มีส่วน ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง ด้วย

บันทึกข้อมูลโดยการสร้างใบสั่งซื้อ

เราได้แผนไปแล้ว คราวนี้เวลาใช้จ่ายอะไรให้บันทึกที่เมนูจัดซื้อค่ะ ต้นทุนและค่าใช้จ่ายในงานก่อสร้าง ปกติเรามีอยู่ 5 ประเภท

  1. จัดซื้อวัสดุ
  2. จัดจ้างผู้รับเหมาช่วง
  3. เงินเดือนพนักงานและค่าแรง
  4. เงินสดย่อย
  5. ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าเช่า ฯลฯ

เงินออกทุกอย่างนี้บันทึกในเมนูจัดซื้อ ไม่ว่จะเป็นการซื้อวัสดุ จ่ายค่าแรง ค่าเช่า หรือแม้แต่การใช้จ่ายที่ไม่มีใบสั่งซื้อ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ไปจนถึงค่าอำนวยความสะดวก วิธีการบันทึกก็ง่ายๆ คือคลิกที่สร้างใบสั่งซื้อ เหมือนกับที่เราเคยสร้างใบสั่งซื้อด้วย Excel หรือ Word ค่ะ แต่ดีกว่าที่มีแบบฟอร์มมาให้แล้ว เราแค่กรอกข้อมูลเฉยๆ ดูภาพประกอบที่นี่

ให้จัดสรรต้นทุน ก่อนอนุมัติการสั่งซื้อ

จะใช้บิลค์ให้ได้ประโยชน์ รู้ต้นทุน รู้กำไร ได้จริงก็ต่อเมื่อ “จัดสรรต้นทุนเสียก่อน แล้วจึงอนุมัติการสั่งซื้อ” ขอขีดเส้นใต้สองเส้นย้ำตรงนี้ ไม่เช่นนั้นแล้วโปรแกรมนี้จะกลายเป็นแค่ โปรแกรมออกใบสั่งซื้อแทนที่จะเป็น โปรแกรม ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง …แบบนั้นโปรแกรมเมอร์ผู้สร้างโปรแกรมคงเสียใจมากๆ

        วิธีการคือ ก่อนการสั่งซื้อหรือบันทึกต้นทุนต้องระบุทุกครั้งว่า เงินจำนวนนี้ จะตัดไปจากงบประมาณหมวดไหนที่ได้วางแผนไว้ตอนแรก

        ถ้าไม่จัดสรร เราจะไม่มีทางรู้ว่าต้นทุนที่บันทึกนี้จัดอยู่ในกลุ่มใดและอ้างอิงรหัสต้นทุนไหน ขั้นตอนนี้คล้ายๆตอนที่เอาต้นทุนไปแปะในไฟล์ Excel เทียบกับ BOQ ค่ะ แต่ง่ายและเร็วกว่า คือแค่คลิก จัดสรรมูลค่ารายการแต่ละบรรทัดตามใบสั่งซื้อ ให้ตรงกับโครงการและรหัสต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ดูภาพประกอบการจัดสรรต้นทุนที่นี่

พิมพ์ใบสั่งซื้อออกมาไม่ได้ ถ้ายังไม่ผ่านการอนุมัติ

ระบบ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง BUILK Cost Control ต่างจาก Excel ตรงที่มีขั้นตอนอนุมัติการสั่งซื้อออนไลน์ค่ะ การอนุมัติเอกสารเป็นกระบวนการทำงาน (Work Flow) มาตรฐานที่เราใช้อยู่แล้ว จะสั่งซื้อ สั่งจ้าง ต้องมีคนอนุมัติ แต่ปกติเราทำออฟไลน์

        ต่อจากขั้นตอนสร้างใบสั่งซื้อ จัดสรรต้นทุน เราจะเห็นข้อมูลข้างต้นบนเว็บไซต์ ก่อนตกลงอนุมัติใบสั่งซื้อได้ตลอด 24 ชั่วโมง ตัวอย่างตัวเลขที่จะเห็น (เพื่อนำมาคิดก่อนอนุมัติซื้อ) เช่น

  • รหัสต้นทุนไหน ต้นทุนเหลือน้อย (ระวังการใช้จ่ายให้ดีๆอย่างไร?)
  • รหัสต้นทุนไหน ที่ใช้เงินเกินงบประมาณที่กำหนดไว้แล้ว (ต่อรองราคาจากผู้ขายดีไหม? ขอเสนอเป็นงานเพิ่มจากลูกค้า? หรือมีทางเลือกอื่นไม่ให้งบบานปลายหรือเปล่า?)

        ผู้บริหาร ผู้จัดการโครงการ หรือ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ วิธีอนุมัติใบสั่งซื้อ แค่กดปุ่มอนุมัติใบสั่งซื้อบนหน้าจอหรือทางโทรศัพท์มือถือ ดูภาพประกอบที่นี่ แล้วสั่งซื้อใบนี้ก็พร้อมจะพิมพ์หรือส่งอีเมลไปให้ซัพพลายเออร์ของเรา แต่ถ้าไม่อนุมัติ ระบบจะล็อคไว้ พิมพ์ออกมาไม่ได้นะคะ ตรวจสอบกันก่อน เงินทองหายาก

บันทึกเอกสาร-จัดสรร-อนุมัติ 3 ขั้นตอน เคลียร์งานค้าง เป็นประจำ

เมื่อบันทึกรายการจัดซื้อจัดจ้าง ผ่าน 3 ขั้นตอนนี้เป็นประจำแล้วก็ไม่ต้องไม่ต้องมานั่งรวบเอกสาร คีย์ข้อมูลใน Excel อีก ชีวิตจะสบายขึ้นเยอะนะคะ เอาเวลาไปดูหน้างาน มีเวลาไปเที่ยว ไปเล่นกับลูก อยากเรียกดูข้อมูลเมื่อไหร่ ก็ดูได้ทันที

        ระบบควบคุมต้นทุนนี้ไม่ยากหรอกค่ะ ที่ยากคือควบคุมตัวเอง ให้มีวินัยมากพอจะเปิด BUILK Cost Control บันทึกเอกสาร-จัดสรร-อนุมัติ เป็นประจำ ทุกวัน ทุกสองวัน หรือทุกอาทิตย์หรือเปล่า เรารักงานก่อสร้างกันอยู่แล้ว เพิ่มการมีวินัย ความอดทนอีกนิด จะได้เดินไปที่ความสำเร็จได้เร็วขึ้น

        มีอีกเทคนิคจัดการตัวเอง(และทีมงานผู้เกี่ยวข้อง) ให้มาเคลียร์เอกสารไม่ให้ดองค้างค่ะ นั่นคือ การออกกฎ กรีดเลือดสาบาน ตกลงกับทีมงานให้เคลียร์ ใบสั่งซื้อรอการจัดสรร เป็นประจำ แล้วให้มีคนคอยตรวจเช็ค เพราะใบสั่งซื้อใบนั้นคือ ต้นทุนโครงการอนุมัติสั่งซื้อไปแล้ว แต่ใช้กับอะไร โครงการไหน เพื่ออะไร ก็ไม่มีใครรู้

        ตัวอย่างนโยบาย : ทุก ….(ใส่วัน / เวลาที่นี่ เช่น ทุกวัน 5 โมงเย็น)…. ต้องไม่มี ใบสั่งซื้อรอการจัดสรร เหลืออยู่โดยเด็ดขาด ส่วนคนตรวจเช็ค ให้ตรวจจาก จำนวนใบสั่งซื้อรอการจัดสรร ที่ แผงบริหาร BUILK Cost Control

ห้ามจ่ายเงิน! หากไม่มีชุดเอกสารและใบจัดสรรต้นทุน

ที่อ่านมายืดยาวด้านบน เป็นขั้นตอนตัดสินใจซื้อ พอครบเดือนถึงเวลาเขียนเช็ค เปิดกระเป๋าสตางค์จ่ายเงินแล้วค่ะ ก่อนจ่าย ต้องมีเอกสารตามนี้

  • ใบจัดสรรต้นทุน เป็นตัวยืนยันว่า เงินที่กำลังจะจ่ายนี้ ถูกบันทึกในระบบควบคุมต้นทุนแล้ว แรกๆอาจจะพิมพ์ออกมา พอคล่องๆแล้ว เปิดดูจากเว็บไซต์โดยตรงก็ได้
  • ชุดเอกสารที่เกี่ยวข้อง

คนถือเงินคงต้องทำตัวโหดหน่อยนะคะ ไม่มีเอกสาร ไม่จ่าย

ทำความเข้าใจรายงาน

ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง

รายงาน โครงการ ก่อสร้าง ใน Builk Cost Control มีทั้งหมด 8 รายงานค่ะ

        ระบบสร้างรายงานให้อัตโนมัติ ไม่ต้องเขียนฟังก์ชั่น ไม่ต้องใช้มาโครใน Microsoft Excel ให้ยุ่งวุ่นวาย ตัวเลขในรายงานพวกนี้มาจาก แผนต้นทุนที่ตั้งไว้แต่เริ่มแรก และ ต้นทุนจริงที่เราคีย์ในใบสั่งซื้อมาเรื่อยๆ และขอย้ำอีกครั้งนะคะว่า ตัวเลขจากใบสั่งซื้อที่อนุมัติจัดสรรแล้วเท่านั้น ถึงจะเข้ามาที่รายงานได้ จัดสรรอย่างเดียว หรือ อนุมัติอย่างเดียว ตัวเลขไม่เข้ามานะคะ

        8 รายงานนี้แบ่งหลักๆเป็น รายงานสำหรับผู้บริหาร และ รายงานสำหรับฝ่ายดำเนินการค่ะ เช่นฝ่ายจัดซื้อ

        ผู้บริหาร เช่น เจ้าของโครงการ หรือ โปรเจคเมเนเจอร์มัก ใช้รายงานเทียบแผนกับต้นทุนจริง วิเคราะห์ตัวเลข นำไปปรับ ไปแก้ ควบคุมให้เท่าแผนหรือน้อยกว่าแผน อ่านตัวอย่างการใช้รายงานจากชโยโฮมรับสร้างบ้านที่นี่ เช่น รายงานสรุปผลการดำเนินงาน หรือ รายงานต้นทุนโครงการ แนะนำให้ตั้งสิทธิการใช้งาน จำกัดให้เฉพาะบางคนเท่านั้นที่ดูได้ ดูวิธีกำหนดสิทธิ์ที่นี่ ส่วนฝ่ายจัดซื้อใช้ รายงานใบสั่งซื้อค่ะ ทั้งรายงานใบสั่งซื้อแยกตามผู้ขาย หรือ ใบสั่งซื้อแยกตามโครงการ อ่านรายงานละเอียดที่นี่

        เราดูรายงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทั้งจากโน้ตบุ๊คหรือสมาร์ทโฟน นะคะ และมั่นใจได้แน่นอนว่าได้ข้อมูลที่ถูกต้อง

จบแล้วค่ะ คู่มือเริ่มใช้บิลค์ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง หน้าเดียวจบจริงๆ อ่านแล้ว พร้อมที่จะ ควบคุมต้นทุน งานก่อสร้าง หรือยังคะ? 


บิลค์ทีมเกี่ยวกับ บิลค์ทีม

บิลค์ทีม เป็นทีมงานทุกคนในบิลค์ เราอยากสร้าง สังคมผู้รับเหมาคุณภาพของเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ช่วยธุรกิจรับเหมาก่อสร้างลดต้นทุน ประหยัดเวลา ด้วยการสร้าง โปรแกรมควบคุมต้นทุน ให้ผู้รับเหมาใช้ฟรี นอกจากโปรแกรมแล้ว เราก็ทำอะไรอย่างอื่นที่เราพอจะคิดออกไปเรื่อยๆ..เพื่อให้ผู้รับเหมามีชีวิตที่ดีขึ้น

About the author