3 โจทย์สำคัญ สู่การเปลี่ยนแปลง อีสานพิมานกรุ๊ป
เก็บข้อมูล – ลดขั้นตอน – ทันเวลา
โจทย์ใหญ่ทั้ง 3 ข้อจากผู้บริหาร บริษัท อีสานพิมานกรุ๊ป จำกัด (PimanGroup) กลุ่มทุนอสังหาริมทรัพย์ พัฒนาโครงการที่พักอาศัย ทั้งโครงการบ้านเดี่ยว ทาวน์โฮม และคอนโดมิเนียม ครอบคลุมพื้นที่ทั้งจังหวัดขอนแก่น ที่ต้องการเห็นการพัฒนาและความเปลี่ยนแปลง ในแง่การบริหารจัดการโครงการก่อสร้างให้ดียิ่งขึ้น ทั้งด้านคุณภาพ เวลา และต้นทุน เพื่อส่งต่อความคุ้มค่าให้แก่ลูกค้าของ PimanGroup ทุกๆ ครอบครัว
เป็นเวลากว่า 41 ปี ของ PimanGroup มีมากกว่า 99 โครงการ ลูกบ้านกว่า 9,000 ครอบครัว มีการพัฒนาอย่างไม่หยุดนิ่ง เพื่อตอบโจทย์ทุกความต้องการของลูกค้า ทั้งเรื่องความทันสมัย คุ้มราคา กับระดับมาตรฐานงานก่อสร้างคุณภาพ ที่ทำให้ลูกค้าไว้วางใจ ด้วยแนวคิด ” โครงการคุณภาพ เพื่อชีวิตคุณภาพ ”
Pain point นำสู่การเปลี่ยนแปลง
ปัญหาที่ผ่านมาของ PimanGroup ในการตรวจสอบหน้างาน หลักๆ เลยคือ Checklist มีรายการตรวจเยอะ ต้องถือกระดาษทีละเป็นปึกๆ ค่อนข้างสิ้นเปลือง เสี่ยงต่อความผิดพลาด และสูญหาย ซึ่งตัวรายงานที่มีอยู่ จะมีแค่รายการ Checklist เฉยๆ ไม่มีรูปภาพที่จะมาประกอบ ทำให้หัวหน้างานต้องเสียเวลาไปรวบรวมรูปภาพเพื่อมาประกอบการทำรายงานประจำเดือนในทุกๆสิ้นเดือน
“ กว่าจะทำข้อมูลสรุปออกมาเป็นรายงานให้ผู้บริหารดูแต่ละครั้ง ใช้เวลาค่อนข้างนาน โดยเฉพาะเรื่องรูปที่เคยเก็บไว้ บางทีก็หายไปหรือสับสนว่าเป็นภาพจากช่วงเวลาไหน เพราะปัญหาคือ เราเก็บข้อมูลกันใน LINE Album ที่ใช้สื่อสารกันประจำ แต่พอคนนั้นคนนี้ออกไป หรือว่ากลุ่ม LINE หายบ้าง ถูกลบบ้าง ตัว Album ภาพ ก็จะหายไปด้วย ซึ่งเป็นวิธีการจัดเก็บภาพหน้างานที่ไม่โอเคเท่าไหร่ ”
– เสียงจากทีมงาน ที่เห็นถึงปัญหาเรื่องการทำรายงานและจัดเก็บข้อมูลในอดีตที่ผ่านมา –
เดิมที PimanGroup มีรูปแบบการตรวจสอบคุณภาพหน้างานก่อสร้างที่ค่อนข้างละเอียดมากอยู่แล้ว แต่ยังคงทำงานผ่านเอกสาร รวบรวมเป็นแฟ้มกระดาษ แล้วนำไปทำเป็น Monthly Report เพื่ออัปเดตงานกันแต่ละเดือน
เมื่อการรวบรวมข้อมูลทำรายงานล่าช้า ส่งผลต่อเนื่องไปยังผู้บริหารในการตัดสินใจที่ช้าลงไปด้วย ในทางกลับกัน ในแง่มุมผู้บริหารเอง ก็อยากเห็นชัดๆ ว่า จุดที่ได้รับแจ้งเข้ามาว่าไม่เรียบร้อยต้องแก้ไข ภาพก่อนที่จะแก้งานเป็นอย่างไร ? แล้วภาพหลังแก้ไขแล้วเป็นอย่างไร ? มุมที่เห็นในภาพมาภาพจากส่วนไหนของบ้าน ? ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ หากต้องการทำสรุปออกมา ต้องใช้เวลาเป็นอย่างมากเลยทีเดียว ทั้งยังไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ในทันที ต้องรอให้มีการสรุปชี้แจงเป็นรอบๆไป
ด้วยปัญหาเหล่านี้ หากต้องการพัฒนา จึงจำเป็นต้องมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเป็นตัวกลางในการบันทึก ติดตามและช่วยออกรายงาน ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน จึงเป็นที่มาของโจทย์ทั้ง 3 ข้อที่ผู้บริหารต้องการให้เกิดความเปลี่ยนแปลง
โจทย์ข้อที่ 1
“ เทคโนโลยีที่จะนำมาใช้ ต้องช่วยเก็บข้อมูลโดยลดการใช้กระดาษ ข้อมูลปลอดภัยไม่สูญหาย และส่งต่อข้อมูลเพื่อออกรายงานได้ทันที ” นับเป็นโจทย์ข้อแรก ในการเริ่มต้นการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่ เข้ามามีส่วนร่วมกับงานก่อสร้าง
ด้วยวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร ที่ต้องการให้ PimanGroup มี Standard หรือมาตรฐานการทำงานเพิ่มสูงขึ้น “ การลดใช้กระดาษ ” เป็นหนึ่งในวิธีการ ที่จะช่วยขจัดความซ้ำซ้อน สิ้นเปลือง กระจัดกระจาย และไม่ปลอดภัยต่อข้อมูล ทั้งยังสอดรับกับเทรนด์ในปัจจุบัน เรื่องความใส่ใจด้านสิ่งแวดล้อมที่ยั่งยืน
ซึ่งแน่นอนว่า เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บในระบบอิเล็กทรอนิกส์ ความปลอดภัยในแง่การเก็บรักษาและสิทธิ์การเข้าถึง ย่อมมีมากกว่าในกระดาษ และยังสามารถส่งประมวลผลเพื่อออกรายงานได้ไม่ยาก
โจทย์ข้อที่ 2
“ ลดขั้นตอนการทำงานลงจากเดิม ลดความซ้ำซ้อน ความยุ่งยาก ลดเวลา ลดความผิดพลาด และทุกคนต้องทำงานภายใต้ระบบเดียวกัน”
ด้วยตัวเนื้องานในโครงการก่อสร้าง ก็มีความยุ่งยาก ซับซ้อน และความเสี่ยง อยู่ในทุกๆลำดับขั้นของงานอยู่แล้ว ดังนั้น กระบวนการตรวจสอบ อนุมัติ แก้ไขและติดตาม ต้องมีความเป็นระเบียบ เรียบง่าย ชัดเจน ให้คนปฏิบัติงาน ทำงานได้สะดวกและมีประสิทธิภาพ
“ ระบบ ” ที่เป็นเหมือนมาตรฐานกลางขององค์กร จึงเป็นคำตอบเรื่องการทำงานที่ PimanGroup ต้องการ เพื่อสื่อสารให้ทุกฝ่ายทำงานร่วมกันได้อย่างชัดเจน มีความเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น ความเป็นมาตรฐานของระบบเพื่อกำกับการทำงาน จะยิ่งมีความสำคัญมากๆ ในการลดข้อผิดพลาด
โจทย์ข้อที่ 3
“ ต้องเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว ทันที ทุกที่ทุกเวลา เพื่อตัดสินใจและแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ทุกเมื่อ ”
ปัจจุบันนี้ หากต้องจำกัดความคำว่า “ รวดเร็ว ” แล้ว นั่นหมายถึง “ ทันที ” Real-time Management จึงเป็นนโยบายที่ถูกใช้ในการบริหารงานในหลายๆส่วนขององค์กร และต้องไม่เว้นแม้แต่ “ งานก่อสร้าง ” ทั้งการรายงานความคืบหน้า การตรวจสอบ อนุมัติ และแก้ไข โดยผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันที ทุกที่ทุกเวลา
จึงปฏิเสธไม่ได้ในการเลือกใช้ระบบการทำงานผ่านอินเตอร์เน็ต ตั้งแต่ฝ่ายบริหาร ไปจนถึงผู้ปฏิบัติงานในไซต์ก่อสร้าง แต่อุปสรรคสำคัญก็คือ ความสามารถในการเข้าถึงและใช้งานเทคโนโลยีที่พนักงานแต่ละระดับมีไม่เท่ากัน ดังนั้น “ ความง่าย ” จึงเป็นตัวแปรสำคัญ ในการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้
คำตอบที่ใช่ …กับอุปสรรคที่ต้องรับมือ
เมื่อเริ่มใช้เทคโนโลยีเข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำงาน
BUILK iNSITE โปรแกรมวางแผนและตรวจสอบคุณภาพงานก่อสร้าง จาก BUILK ONE GROUP
คือ “คำตอบสุดท้าย” ที่ผู้บริหาร PimanGroup ไว้วางใจเลือกให้เข้ามาเป็น “ ระบบ ” ที่เป็นมาตรฐานกลางในการวางแผน บันทึก สื่อสาร และรายงาน สำหรับงานก่อสร้างในทุกๆโครงการของ บริษัท อีสานพิมานกรุ๊ป จำกัด มีการพิสูจน์แล้วว่า BUILK iNSITE ช่วยให้คนทำงานลดเวลาไปได้ร่วม 80% ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบและแก้ไขงานที่ซ้ำซ้อน ไม่ต้องหมดเวลาไปกับการรวบรวมข้อมูลเพื่อทำรายงาน เอาเวลาที่เหลือไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพหน้างานได้มากขึ้น
นับเป็นการต่อยอดความสำเร็จของ PimanGroup หลังจากการใช้ระบบ POJJAMAN2 ERP Software จาก BUILK ONE GROUP เช่นเดียวกัน เพื่อควบคุมทรัพยากรองค์กร และบริหารระบบบัญชี แบบ Real-time ผ่านระบบ Cloud100% ไปก่อนหน้านี้
“ เวลาออก Report ก็ออกได้ในตัวระบบเลย ไม่ต้องรอไปทำสรุปอะไรนู่นนี่เยอะแยะ เราก็แค่เป็นคนกรอกข้อมูลเข้าไปตามเนื้องานเรา พวกรูปภาพต่างๆ ก็จะมีพื้นที่เก็บ แล้วหากจำเป็นต้อง Print ลงกระดาษ สำหรับใช้ส่งมอบให้แก่ลูกบ้านก็ทำได้ ที่สำคัญเวลาผู้บริหารเรียกประชุม ทีมโปรเจคไซต์ก็รายงานได้ทันที ไม่จำเป็นต้องรอเตรียมเอกสารก่อน ทุกฝ่ายทำงานได้สะดวกขึ้น และเป็นไปตามโจทย์ที่ผู้บริหารต้องการ ส่วนในมมุมมผู้บริหารเอง ก็มี Daily Report ที่ผู้บริหารดูได้เลย เห็น Progress งานเป็นเปอร์เซ็นต์ ( % ) จุดนี้มองว่ามันเวิร์คและตอบโจทย์มากๆ ”
– ฝ่าย IT ของ PimanGroup ผู้เป็นคนหาเทคโนโลยีใหม่ๆ มานำเสนอ และพยายามผลักดันให้คนในองค์กรใช้งานระบบ บอกเล่าถึงประโยชน์ร่วมกันและประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น –
ในช่วงแรกของการใช้โปรแกรม ทาง PimanGroup ยังคงทำงานสองส่วน ทั้งแบบทำงานผ่านโปรแกรม และทำงานบนกระดาษแบบเดิม เพื่อทดลองเปรียบเทียบว่าแบบไหนจะเหมาะสมกับการทำงานของบริษัทมากที่สุด ?
” ตอนแรกๆ ก็ติดปัญหาจากโฟร์แมนหน้างานที่ต้องใช้โปรแกรม บอกว่าไม่สะดวก ถ้าต้องใช้มือถือทำงานก็เล็กเกินไป ไม่สามารถที่จะขีดเขียน หรือ Mark จุดได้ เราจึงแก้ปัญหาด้วยการซื้อ IPAD ให้ใช้เลย ก็คือเราลงทุนมาก ซื้อให้ทางโฟร์แมนหน้างาน แล้วก็เคสที่แบบสะพายได้ ห้อยคอเข้าไซต์ไปตรวจงาน สนับสนุนให้หน้างานได้ใช้งานสะดวกขึ้น
แต่ก็ยังมีอีกปัญหา ที่เป็นปัญหาหลักๆเลย ถ้าพูดกันตามตรงคือ ช่วงแรกที่ใช้งานจะมีโฟร์แมนที่ทำหน้าที่ถ่ายรูปหน้างาน เพื่ออัปเดตลงโปรแกรม ก็จะเจอปัญหาเรื่องความร้อนของอุปกรณ์ จากสภาพอากาศหน้างานที่ร้อน ทำให้อุปกรณ์รวน กลายเป็นว่า ที่ไปถ่ายไปเก็บข้อมูลมา จะมีบางจุดที่ถูกข้ามไป ซึ่งทีมฝั่ง IT ก็มีไปตรวจสอบว่าเป็นความจริงหรีอไม่ จึงพบว่าถ้าเป็นช่วงก่อสร้างตอนที่ยังไม่มีหลังคา ก็จะมีโอกาสเกิดปัญหาดังกล่าวได้ แต่ก็จะเป็นช่วงๆ ซึ่งตรงนี้เป็นปัญหาการใช้งานเชิงอุปกรณ์และสภาพแวดล้อมการทำงาน ก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนแก้ไขกันเป็นเรื่องๆ ไป
นอกเหนือจากนั้น การมีเทคโนโลยีข้ามาช่วย ก็จะเป็นข้อมูลให้ทีม Suppport หลังการขายได้ด้วยว่า ตรงนี้มันเคยเกิดปัญหานะ เขาจะต้องแก้ยังไง ?
เพราะปกติลูกบ้านจะได้แฟ้มข้อมูล บางทีลูกบ้านก็ทำแฟ้มหาย แล้วเราก็ไม่รู้ข้อมูล เวลาช่างที่เข้าไปเจาะ บางทีก็เจาะผิด เรื่องนี้จึงจำเป็นต้องมีการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง โดยใช้ BUILK iNSITE เป็นถังข้อมูลเก็บ Progress ให้สามารถกลับมาย้อนดู รวมถึงใช้เป็น As-Built Drawing ได้อีกด้วย “
Next Step to Success ก้าวต่อไปของ อีสานพิมานกรุ๊ป
มองถึงอนาคตข้างหน้าว่า การทำงานทั้งหมด จะอยู่ภายใต้ระบบเดียว มองเห็นร่วมกันทั้งหมด ตั้งแต่ผังนี้ชื่อลูกค้าคือใคร เคยเกิดปัญหาอะไรขึ้น ตั้งแต่ตอนก่อสร้าง เสนอขาย ส่งมอบ ไปจนถึงส่วนซ่อมบำรุงหลังการขาย ผ่านการใช้ในเทคโนโลยีทั้งหมด
พร้อมกำลังนำไปปรับใช้ ในการเบิกจ่ายงวดงานให้ผู้รับเหมา ด้วยการแนบรายงานของ BUILK iNSITE เป็นหลักฐานความคืบหน้างานควบคู่กับใบเบิกงวดอีกด้วย
ในมุมฝั่งลูกค้าเอง ทางโครงการอาจไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารแบบเป็นเล่มให้ลูกบ้านอีกต่อไป เพราะสามารถเป็นส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมลได้เลย ลูกบ้านจะได้ความสะดวกในการจัดเก็บรักษา และเรียกออกมาใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา หรือสามารถเข้ามาติดต่อโครงการเพื่อสืบค้นข้อมูลย้อนหลังได้ ตั้งแต่ขั้นตอนการเริ่มก่อสร้าง
ณ วันนี้เอง เรียกได้ว่าเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีมากๆ ในการใช้เทคโนโลยีมาพัฒนาการบริหารงานอย่างเป็นระบบ เพื่อก้าวต่อไปที่มั่นคงและยั่งยืน ของ PimanGroup
ชมผลงานบริษัท อีสาน พิมานกรุ๊ป จำกัด (PimanGroup) ได้ที่ >พิมานกรุ๊ป บริษัทพัฒนาโครงการอสังหาฯ ในจังหวัดขอนแก่น
BUILK iNSITE ผู้พัฒนาเทคโนโลยี และผลักดันผู้ใช้งานไปจนสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ เราภาคภูมิใจที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการต่อยอดความสำเร็จของ บริษัท อีสาน พิมานกรุ๊ป จำกัด (PimanGroup)
สนใจควบคุมคุณภาพหน้างานก่อสร้างกับ BUILK iNSITE
สอบถามเพิ่มเติม หรือนัดสาธิตโปรแกรม ได้เลยที่ปุ่มด้านล่าง
