กระแสเงินสด (Cashflow) หรือ กำไร (Profit) อะไรสำคัญกับ ธุรกิจก่อสร้าง มากกว่ากัน?
มากกว่าครึ่งของผู้รับเหมาก่อสร้าง ที่เราถามคำถามนี้ ตอบว่า “Cashflow” สำคัญกว่า “กำไร” เพราะหน้างานก่อสร้าง จะเดินได้ต้องใช้เงิน “เงินไม่มา-งานไม่เดิน” พองานไม่เดิน ต้นทุนก็บาน กำไรก็หาย ปัญหานี้มันพัวพันถึงการบริหารธุรกิจมากกว่าที่คิด ซึ่งเราเคยพูดถึงในเรื่อง 10 กฎเหล็กในการบริหารธุรกิจก่อสร้าง กันไปก่อนหน้านี้แล้ว
เงินหมุน หมุนเงิน ยังไงไม่ให้มึน
ขั้นตอนแรก ประเมินลูกค้า (เจ้าของงาน) เลือกทำงานกับลูกค้าเงินดี จ่ายชัวร์ จ่ายตรง ดูประวัติการเงินและการจ้างงานที่ผ่านมา ถ้าเจ้าของงานประวัติไม่ค่อยดี คุณต้องประเมินความเสี่ยงและต้นทุนในการรับงานนี้ให้ดีๆ แต่ถ้ามีโอกาสได้ลูกค้าดีๆ แล้ว ที่เหลือก็หน้าที่เราเต็มๆ ต้องทำงานให้ดีแล้ว
เตรียม เงินทุนหมุนเวียน (Working Cap) ไม่น้อยกว่า 30% ของมูลค่างาน เพื่อให้มีสภาพคล่องเพียงพอในการทำงาน งานไม่สะดุดแม้กระบวนการเบิกจ่ายเงินจะล่าช้าไปบ้าง – เจ้าของงานดีจ่ายชัวร์ แต่ก็อาจจะมีติดภารกิจ หรือ ทำเอกสารล่าช้า ตกเบิกบ้าง พวกเราผู้รับเหมาคงเคยเจอกันทุกราย ถึงเงินงวดจะช้า แต่เราก็ต้องทำงานต่อไป เพราะต้นทุน ค่าแรง เวลา ทุกอย่างยังเดินหน้าต่อ
สุดท้าย บริหารกระแสเงินสดโครงการ ด้วยสูตรง่ายๆ กระแสเงินสด = เงินทุน (Working Cap) + เงินสดเข้า (Cash Inflow) – เงินสดออก (Cash Outflow)… หลังจากเตรียมเงินทุนได้ หน้างานก่อสร้างเปิดแล้ว กิจกรรมต่างๆ การสั่งซื้อวัสดุ จ่ายค่าแรง ค่าจ้ายผู้รับเหมาช่วง เงินสดย่อย และ ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ล้วนเป็น Cash Outflow ทั้งสิ้น ต้องรีบ ส่งงานเบิกเงินงวดเพื่อเติม Cash Inflow เข้ามา อย่าให้ขาด
เงินทุนหมุนเวียน 30% ของมูลค่างาน มาจากไหน?
สำหรับผู้รับเหมาก่อสร้าง เงินทุนหมุนเวียน มาจาก 3 ส่วน ได้แก่
- เงินสด เงินลงทุน เงินมัดจำจากลูกค้า หรือ กำไรจากการดำเนินงาน ที่นำมาใช้เป็นทุนในการขยายงาน
- เงินกู้ธนาคาร วงเงินสินเชื่อ Project Finance, O/D หรือ Factoring
- เครดิตเทอมจากผู้ขาย
ทั้งนี้ ผู้บริหารธุรกิจรับเหมาก่อสร้างจะต้องพิจารณาสัดส่วนของเงินทุนหมุนเวียนในโครงการให้ดี เพราะต้นทุนทางการเงินของแหล่งเงินทุนทั้ง 3 แตกต่างกัน และมีผลต่อกำไรของโครงการโดยตรง เช่น รับงานก่อสร้างมูลค่า 100 ล้านบาท ควรจะเตรียมเงินทุนหมุนเวียนไว้ 30 ล้านบาท มาจาก เงินมัดจำลูกค้ารวมกับเงินทุน 15 ล้านบาท + สินเชื่อธนาคาร 10 ล้านบาท + วงเงินเครดิตวัสดุก่อสร้างจากผู้ขาย 5 ล้านบาท เป็นต้น เรื่องนี้ไม่มีสูตรสำเร็จ ขึ้นกับความพร้อมของธุรกิจ หลักประกัน ความน่าเชื่อถือ และปริมาณงานในมือ ฯลฯ
ทั้งนี้ต้นทุนทางการเงินของการซื้อวัสดุก่อสร้างเป็นเครดิต ถือว่าค่อนข้างสูง (สูงกว่าต้นทุนเงินกู้ธนาคาร) เนื่องจากวัสดุก่อสร้างทั่วไป เมื่อสั่งซื้อเป็นเงินสด แทนการสั่งซื้อเป็นเครดิต 30 วัน คุณจะได้ส่วนลดเงินสด (Cash Discount) เฉลี่ย 1.5% นั่นคือ ดอกเบี้ย 1.5% ต่อเดือน หรือ 18% ต่อปี ดังนั้นผู้รับเหมาที่มีทุนหนา จึงเลือกซื้อสินค้าเป็นเงินสด แทนซื้อเป็นเครดิต และสามารถทำกำไรได้สูงกกว่า
ถึงรู้อย่างนั้นก็ตาม กว่า 80% ของผู้รับเหมาก็ยังเลือกซื้อวัสดุก่อสร้างเป็นเครดิต เพราะรายจ่ายค่าวัสดุมีจำนวนมาก มูลค่าสูง ทำจ่ายสดทุกครั้งก็คงไม่ไหว จึงกำหนด รวมบิล จ่ายเป็นรอบ อีกเหตุผลหนึ่งอาจจะ ต้องการเก็บเงินสดไว้กรณีฉุกเฉิน เอาไว้จ่ายค่าแรง ค่าจ้างผู้รับเหมาช่วง ซึ่งเป็นรายจ่ายที่ไม่มีเครดิตแน่ๆ จ่ายช้างานไม่เดินทันที ดังนั้นการบริหาร Cashflow ฝั่งจ่าย ซึ่งมีทั้งแบบเงินสดและเครดิต จึงต้องวางแผนเป็นอย่างดี เพื่อไม่ให้กระทบกับแผนการใช้วัสดุ และหน้างานเดินต่อไปได้อย่างเต็มกำลัง
BUILK CostControl ช่วยติดตามต้นทุน รายงานผลกำไรโครงการให้ผู้รับเหมา มานานแล้ว ปี 2017 นี้ ขอเพิ่มเติมฟีเจอร์ใหม่ ตามเสียงเรียกร้องของผู้ใช้งาน ให้มาช่วยด้านการบริหารกระแสเงินสดบ้าง
อัพเดท สถานะการจ่ายเงินในใบสั่งซื้อ
BUILK CostControl ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี จึงไม่มีการรับของ ตั้งเจ้าหนี้ และทำจ่ายเงินเหมือนโปรแกรมบัญชี แต่เราเลือกใช้วิธีง่ายๆ ให้คุณติดตามกระแสเงินสดง่ายๆ คล้ายๆ กับที่คุณคุมในสเปรดชีท และมีการแจ้งเตือนในแผงบริหาร
หลังจากขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อ/บันทึกต้นทุน ตามปกติ (สร้างเอกสาร – จัดสรร – อนุมัติ) หลังจากเอกสารถูกจัดสรรและอนุมัติเรียบร้อยแล้ว คุณจะเห็นกล่อง สถานะการชำระเงิน (สีฟ้าอ่อน) เพิ่มขึ้นมา ด้านบนเอกสาร เหมือนเป็นกระดาษโน้ตเล็กๆ แปะไว้แสดงวันครบกำหนดชำระเงิน สถานะ (รอการชำระเงิน / เกินกำหนดชำระ / ชำระเงินแล้ว) หมายเหตุ และประวัติเอกสาร
วันที่ครบกำหนด ระบบจะคำนวณจากข้อมูลในใบสั่งซื้อ วันที่ส่งของ + เครดิตเทอม + 1 วัน เป็นค่าตั้งต้นให้ก่อน แต่ฝ่ายการเงิน สามารถเปลี่ยนแปลงวันที่ได้เองภายหลัง และกด 
หน้าที่สำคัญของฝ่ายการเงิน คือ การอัพเดทการชำระเงินทุกครั้งที่ทำจ่าย โดยการเลือกวันที่ชำระเงิน และกดปุ่ม 
ใบสั่งซื้อที่รอการชำระเงิน จะแสดงยอดในหน้าแผงบริหาร
กรณีใบสั่งซื้อที่ระบุ เป็น เงินสด ระบบจะตั้งค่าสถานะการชำระเงิน เป็น ชำระเงินแล้ว ให้โดยอัตโนมัติ เพื่อลดงานฝ่ายการเงิน แต่สามารถเข้ามายกเลิกและแก้ไขข้อมูลได้ โดยมีประวัติการชำระเงินแสดงให้เห็น
เมื่อใบสั่งซื้อ และค่าใช้จ่าย ต่างๆ อัพเดทสถานะทุกใบเรียบร้อยแล้ว ผู้บริหารจะได้ดูสถานการณ์ Cash Outflow จริงๆ แบบเรียลไทม์ได้ ไม่ต้องถามฝ่ายบัญชี/การเงิน ทุกครั้งว่า… มีเงินรอจ่ายเท่าไหร่? ต้องจ่ายใครบ้าง?
แผงบริหาร BUILK CostControl ใหม่ (2017)
เพิ่มเติมข้อมูลด้านการชำระเงิน แยกเป็น
ใบสั่งซื้อรอการชำระเงิน คือ ใบสั่งซื้อ (เครดิต/เงินสด) ที่มียังไม่ครบกำหนดชำระ หรือ ยังมีสถานะรอการชำระเงิน
ใบสั่งซื้อเกินกำหนดชำระ คือ ใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้ชำระเงิน หลังจากวันครบกำหนดที่ระบุไว้ ในกล่องสถานะการชำระเงิน
เมื่อคลิกดูจะแสดงรายการเอกสารในสถานะดังกล่าว ช่วยให้ฝ่ายการเงิน ของธุรกิจก่อสร้าง ทำงานง่ายขึ้น
ระบบแจ้งเตือน กระแสเงินสดออก
เมื่อคุณสามารถอัพเดทสถานะการชำระเงินได้ครบแล้ว หลังจากนี้ คุณเพียงแค่ออกใบสั่ง และซื้อบันทึกต้นทุนตามปกติ ระบบจะสรุปยอดครบกำหนดชำระ ใน 7 วันข้างหน้า ให้ผู้บริหารเห็นยอดทุกวัน เพื่อวางแผนการชำระเงินได้
กล่องแจ้งเตือน ในหน้า แผงบริหาร ของ BUILK Cost Control
สรุป กระแสเงินสด และ กำไร ในโครงการก่อสร้างมีความสำคัญทั้งคู่ กระแสเงินสดเปรียบเสมือน ลมหายใจของธุรกิจ ที่ต้องมีเข้าออก ดำเนินไปทุกวัน ไม่มีกระแสเงินสดก็ตาย ส่วนกำไร คือเลือดที่หล่อเลี้ยงธุรกิจให้เติบโต ไม่มีกำไรธุรกิจก็ไม่เติบโต
ทั้งกระแสเงินสด และ กำไร มีความเกี่ยวข้องกัน การบริหารกระแสเงินสดให้ดี หาวิธีลดต้นทุนทางการเงินและต้นทุนการจัดซื้อวัสดุก่อสร้าง สามารถเพิ่มกำไรให้ธุรกิจได้ ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างที่มีข้อมูลเพื่อการบริหาร 2 เรื่องนี้ จะเติบโตได้อย่างยั่งยืน… สำหรับธุรกิจก่อสร้าง SMEs ที่ต้องการระบบริหารที่ดีทั้ง กระแสเงินสด และ กำไร เลือกใช้ BUILK ระบบริหารธุรกิจก่อสร้าง ฟรี รายแรกและรายเดียวในเอเชีย
สมัครใช้งานง่ายๆ ที่นี่
