คู่มือเริ่มต้นการใช้งาน Builk Cost Control

โปรแกรม Builk Cost Control
1.สมัครสมาชิก
2.สร้างกิจการ
3.อธิบายเมนูและภาพรวม
4.เชิญทีมงาน เข้ามาทำงานร่วมกัน
5.แนะนำโฟลว์การทำงาน
6.เลือก Cost Code ให้เหมาะสม ก่อนเริ่มโครงการ
7.สร้างโครงการ พร้อมกำหนดแผน
8.บันทึกต้นทุนเข้าโครงการ
9.จัดสรรต้นทุน
10.อนุมัติและพิมพ์ใบสั่งซื้อ
11.สร้างใบแจ้งหนี้ เพื่อบันทึกรายรับ
12.รายงาน
คำถามที่พบบ่อย

โปรแกรม ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ที่ช่วยให้คุณทำงานอย่างเป็นระบบ

ประหยัดเวลางานเอกสาร ไม่ต้องลงโปรแกรม ใช้ฟรี -ทำไมฟรี – ครอบคลุมงาน ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ทั้งระบบ ตั้งแต่ขั้นวางแผน บันทึกต้นทุนโครงการ ค่าแรง ค่าใช้จ่ายทุกชนิด ไปจนถึง ประมวลผลสร้างรายงานต้นทุนให้อัตโนมัติ สามารถทำงานร่วมกันกับทีมงานผ่านเว็บไซต์ ดูข้อมูลแบบ Real Time ได้ทุกที่ ทุกเวลา ออกแบบโดยผู้มีประสบการณ์ทำงานรับเหมาก่อสร้าง เหมาะกับธุรกิจรับเหมา-เจ้าของโครงการก่อสร้าง SMEs เรียนรู้การใช้งานด้วยตัวเองได้จาก คู่มือการใช้งาน โปรแกรมก่อสร้าง ออนไลน์

 

คุณสมบัติ BUILK Cost Control โปรแกรม ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง

ออกแบบ โดยคนก่อสร้างตัวจริง

  • กระบวนการทำงาน (Workflow) ที่ใช้งานได้จริง สำหรับธุรกิจก่อสร้าง SMEs
  • ระบบควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ใช้ควบคู่กับ โปรแกรมบัญชี หรือ บริการทำบัญชีโดยสำนักงานบัญชี
  • ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี ผู้ใช้ไม่ต้องอาศัยความรู้ด้านบัญชี ใช้เพียงหลักการควบคุมต้นทุนเบื้องต้น
  • ระบบที่ยืดหยุ่นในการทำงาน แต่รัดกุมในการติดตามต้นทุน
  • เน้นความเร็ว รับรู้ข้อมูลเรียลไทม์ เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็ว
  • เข้าใจข้อจำกัด ด้านต้นทุน เวลา และทรัพยากรของธุรกิจก่อสร้าง SMEs
  • ใช้ระบบ Cost Breakdown Structure ไม่ใช้ BOQ เป็นงบประมาณควบคุมต้นทุน
  • ติดตาม กำไร/ขาดทุน ของโครงการ และผลประกอบการของธุรกิจก่อสร้างได้
  • มีระบบแจ้งเตือนกระแสเงินสดออก ช่วยให้บริหารกระแสเงินสดได้ง่ายขึ้น

 

สะดวก และ ปลอดภัย ในการใช้งาน

  • ใช้งานออนไลน์ เข้าใช้โปรแกรมได้จากทุกเครื่อง โดยใช้อีเมล และรหัสผ่านเข้าระบบ
  • ไม่ต้องลงโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ พร้อมใช้ทันที ป้องกันความเสี่ยงเรื่อง ไฟล์เสีย ติดไวรัส หรือ อุปกรณ์ไอทีเสียหาย
  • อัพเดทโปรแกรมออนไลน์ ทันสมัย ตลอดเวลา
  • ดูข้อมูลเคลื่อนไหวต้นทุนแบบ Real Time
  • ทำงานจากที่ไหนก็ได้ คล่องตัว ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ
  • รองรับสมาร์ทโฟน และ แท็บเล็ต โดยปรับเปลี่ยนการแสดงผลตามขนาดหน้าจอ (Responsive)

 

ตั้งค่าการใช้งานให้เหมาะกับธุรกิจ และ ผู้ใช้

  • เลือกชุดรหัสต้นทุนมาตรฐาน หรือ ซื้อรหัสต้นทุนเฉพาะกิจการของคุณเอง
    ดูรหัสต้นทุนก่อสร้าง 5 ประเภท สำหรับธุรกิจ SMEs
  • กำหนดภาษาเอกสาร ในแบบฟอร์มที่ใช้พิมพ์ เป็นภาษา ไทย หรือ อังกฤษ
  • กำหนดภาษาแสดงผล รายบุคคล ได้แก่ ไทย อังกฤษ อินโดนีเซีย เมียนมา หรือ กัมพูชา
  • รองรับการทำงานหลายกิจการ

 

แบบฟอร์มสำเร็จรูป

  • ฟอร์มกรอกข้อมูลการวางแผนต้นทุน แบ่งตามรหัสต้นทุน
  • แบบฟอร์มเอกสารสำหรับธุรกิจก่อสร้าง ได้แก่ ใบขอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้
  • Export เอกสารเป็น Excel นำไปประยุกต์ใช้งานได้
  • Export แบบฟอร์มต่างๆ เป็น .pdf, .csv, .rtf, .xps และ .tiff
  • ส่งใบขอราคา และ ใบสั่งซื้อ ถึงผู้ขาย ได้ทางอีเมล
  • เก็บบันทึกประวัติการใช้งานของผู้ใช้โปรแกรมเพื่อการตรวจสอบ (Audit Trail)

 

สร้างรายงานเพื่อการบริหารธุรกิจก่อสร้างให้คุณโดยอัตโนมัติ

  • รายงาน 9 ตัว เพื่อการบริหารธุรกิจก่อสร้าง สำหรับระดับบริหาร ระดับผู้จัดการ และ ระดับปฎิบัติการ ดูรายละเอียดรายงาน
  • ใช้ข้อมูล Real Time ในการประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที ทันต่อสถานการณ์
  • เรียกดูรายงานผ่านเว็บไซต์ ได้จากทุกอุปกรณ์
  • Export รายงานทุกตัว เป็น Excel เพื่อนำไปประยุกต์ใช้งานได้
  • Export รายงานทุกตัว เป็น .pdf, .csv, .rtf, .xps และ .tiff
  • เลือกโครงการ กำหนดช่วงเวลาที่จะพิมพ์รายงานได้

 

ทำงานร่วมกัน กับทีมงาน

  • เพิ่มทีมงาน ร่วมทำงานในระบบเดียวกันได้ไม่จำกัด
  • กำหนดขอบเขตการทำงานได้ เช่น อนุญาติให้สร้างใบสั่งซื้อ แต่ไม่ให้อนุมัติใบสั่งซื้อ หรือ เรียกดูรายงานบางตัว
  • แสดงความคิดเห็นท้ายเอกสาร แท็กคนที่เกี่ยวข้อง

 

ความปลอดภัย – ข้อมูลของคุณ เราดูแลให้ดีที่สุด
ปลอดภัยมากกว่าการเก็บข้อมูลเป็นไฟล์ไว้ที่ออฟฟิศของคุณ เพราะ เรามี

  • ระบบรักษาความปลอดภัย แบบ SSL
    SSL ย่อมาจาก Secure Socket Layer คือ เครื่องหมายรับรองความปลอดภัยทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และความมั่นใจในความปลอดภัย ให้ผู้ใช้งานเว็บไซต์ ซึ่งระบบ SSL จะทำให้ การรับ – ส่งข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลเอกสาร รหัสผ่านต่าง ๆ ไม่ถูกเปิดเผย หรือถูกขโมยได้ สร้างความปลอดภัยให้กับผู้ใช้งาน สังเกตุ ตัวหนังสือ https และเครื่องหมายแม่กุญแจสีเขียว บิลค์ ใช้ระบบ SSL แบบเดียวกับเว็บไซต์ชั้นนำ 
  • รหัสผ่าน
    ตั้งรหัสผ่านของคุณเอง มีระบบล๊อคบัญชี และแจ้งเตือนทางอีเมล ถ้าหากมีการพยายามเข้าระบบ โดยใส่รหัสผ่านผิด เกิน 5 ครั้ง เพื่อป้องกันกรณีบุคคลอื่นต้องการขโมยบัญชีของคุณ คุณสามารถปลดล๊อคได้ด้วยตนเอง ทางอีเมลข้อมูลของกิจการ คนอื่นไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ เอกสารภายในกิจการของคุณถูกเข้ารหัสในฐานข้อมูลและเรียกดูได้ผ่านโปรแกรม ไม่ได้เก็บข้อมูลเป็นไฟล์ ป้องกันการคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต บันทึกซ้ำ และไฟล์เสีย 
  • สิทธิการใช้งาน
    กำหนดสิทธิพนักงานที่เกี่ยวข้อง ให้เข้าถึงข้อมูลในส่วนที่ต้องรับผืดชอบเท่านั้น ผู้บริหารสามารถกำหนดและเปลี่ยนเเปลงสิทธิการใช้งาน และการดูรายงานเองได้ เมื่อพนักงานลาออก ผู้บริหารสามารถลบชื่อออกจากกิจการได้ พนักงานคนนั้นจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของกิจการได้อีก 
  • เซิร์ฟเวอร์และระบบสำรองข้อมูล
    บิลค์ ให้บริการบนระบบคลาวด์ของ Amazon ผู้ให้บริการคลาวด์ชั้นนำของโลก รองรับการขยายตัวของผู้ใช้ และมีระบบเซิร์ฟเวอร์สำรอง กรณีฉุกเฉิน เพิ่มความมั่นใจด้วยระบบการสำรองข้อมูล (Backup) และระบบติดตามปัญหาการใช้งาน 
  • ต้นทุนตรวจสอบได้
    เอกสารสำคัญด้านต้นทุน มีประวัติเอกสารเพื่อการตรวจสอบ ไม่สามารถลบออกจากระบบได้ (ทำได้เพียงยกเลิกเอกสารเท่านั้น เอกสาด้านต้นทุนทุกรายการจะยังอยู่ในระบบ) เนื่องจากเอกสารใบสั่งซื้อ ที่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิก จะส่งผลต่อต้นทุนโครงการของคุณ เพื่อให้เห็นข้อมูลต้นทุนโครงการที่แท้จริง การทำงานจึงต้องติดตามตรวจสอบได้ 
  • ทีมโปรแกรมเมอร์ ของ BUILK
    โปรแกรมเมอร์ผู้แข็งแกร่ง คอยพัฒนาโปรแกรมดีๆ ดูแลระบบและข้อมูลสำคัญของคุณ ให้คุณทำงานก่อสร้างอย่างสบายใจ เพราะคุณมีทีมพัฒนาระบบมืออาชีพ ที่มุ่งมั่นพัฒนาระบบบริหารธุรกิจก่อสร้าง SMEs

 

สมัครสมาชิก เพื่อใช้ โปรแกรมก่อสร้าง BUILK Cost Control ผ่านเว็บไซต์ฟรี ไม่มีข้อจำกัด

ขั้นตอนการสมัครสมาชิก

  • สามารถใช้อีเมลไหนก็ได้ในการสมัครนะครับ จะเป็น @gmail, @hotmail หรือ@mailของบริษัท ได้ทั้งหมดครับ
  • แล้วใช้ควรใช้อีเมลส่วนตัวหรืออีเมลทำงานสมัคร ?  แนะนำว่าให้ใช้เมลที่ทำงานอยู่ทุกวัน เพราะระบบ Builk จะมีการแจ้งเตือนเรื่องการใช้งานและเอกสาร

หลังจากที่สมัครสมาชิกเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งข้อความไปให้ในอีเมลที่ใช้สมัคร กด “คลิกที่นี่เพื่อยืนยันที่อยู่อีเมลของคุณ”

 

* สำหรับผู้ที่ไม่ได้รับอีเมลการยืนยันสมัครสมาชิกรบกวนแจ้งเข้ามาที่ช่องแชทมุมขวาล่างนะครับ เดี๋ยวทีมงานจะแก้ไขให้ครับ

 

วิธีการสร้างกิจการ

1.เมื่อสมัครสมาชิกและยืนยันเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เข้า Log In ในเว็บได้เลย กรอกข้อมูลรายละเอียดผู้ใช้งานให้ครบถ้วนครับ

2.ใส่รายละเอียดกิจการ ตั้งชื่อเว็บไซต์ ชื่อตรงนี้จะเป็นชื่อเว็บไซต์ (Company Profile) ของบริษัท


 
หลังจากที่สมัครเรียบร้อยเสร็จแล้ว ระบบจะพาไปหน้าสร้าง สินค้า/ผลงาน  สมาชิกสามารถกดข้ามขั้นตอนไปก่อนได้ครับ

 

** สำหรับสมาชิกที่ถูกเชิญเข้าบริษัทอยู่ก่อนแล้ว

หากถูกเชิญเข้าบริษัทเรียบร้อย แต่ทางเว็บบังคับให้สร้างกิจการขึ้นมาใหม่ รบกวนให้สร้างบริษัทจำลองไปก่อน พอผ่านหน้านี้ไปได้ให้ไปลบบริษัทที่สร้างจำลองขึ้นมาที่เมนู Company Profile และเลือกทำงานบนบริษัทที่ถูกเชิญเข้าร่วมครับ

วิธีการเชิญทีมงาน

โปรแกรมบิลค์เราสามารถเชิญทีมงานในบริษัท เข้ามาทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ โดยผ่าน E-Mail ที่แต่ละคนได้สมัครไว้ ทุกคนจะเห็นข้อมูลล่าสุดพร้อมกัน อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์และความสามารถของแต่ละตำแหน่งได้ เช่น ผู้บริหาร, ผู้จัดการโครงการ, จัดซื้อ, บัญชี ว่าสามารถทำอะไรและเข้าถึงอะไรได้บ้าง โดยจะทำผ่านเมนู List Manager เป็นเมนูไว้จัดการรายชื่อทุกอย่างในบริษัท จะมีทั้งหมด 3 รายชื่อ คือ ทีมงาน, ผู้ขาย, ลูกค้า

1.เข้าเมนู List Manager  และคลิกที่ “เพิ่มรายชื่อพนักงาน”


 
2.กรอกชื่อ อีเมล และตำแหน่งงาน
 
3.เลือกเปิดโมดูลที่จะให้ทีมงานสามารถทำงานได้

**โมดูลขั้นต่ำที่ควรเปิดคือ Cost Control กับ List Manager


 
4.ขั้นตอนสุดท้ายคือกำหนดสิทธิ์การใช้งานในแต่ละโมดูลที่เราเปิดให้กับทีมงาน เลื่อนสิทธิ์ได้ตามความเหมาะสม แต่ละตำแหน่งจะมีรายละเอียดบอกว่าสามารถทำอะไรได้บ้าง


 
เมื่อเสร็จ 3 ขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว ระบบจะขึ้นรายชื่อดังนี้สามารถเช็คได้จากสถานะ ถ้าขึ้นว่า“รออนุมัติ”แสดงว่าทีมงานคนนั้นสมัครสมาชิกในระบบบิลค์เรียบร้อยแล้ว เมื่อล็อกอินใหม่ก็พร้อมทำงานในบริษัทเดียวกันได้เลย แต่หากสถานะขึ้นว่า “ยังไม่ได้ลงทะเบียน” จะต้องให้ทีมงานสมัครสมาชิกในระบบบิลค์ก่อน

***หากไม่เป็นไปตาม 2 กรณี นี้ แนะนำว่าให้ตรวจสอบอีเมลอีกรอบนึง หากแน่ใจว่าเชิญถูกต้องแล้วแต่ไม่ขึ้นอะไรหรือทีมงานยังไม่เข้าในบริษัทเดียวกัน สามารถแจ้งปัญหาในช่องแชทมุมขวาล่างได้เลยครับ

โฟลว์การทำงานเบื้องต้น

จะเชื่อไหมถ้าบอกว่าการทำงานทั้งหมดของบิลค์มีแค่ 6 กล่องนี้ครับ ถ้าเข้าใจทั้ง 6 กล่องนี้ ก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้เลยครับ ถ้าสังเกตแต่ละกล่องก็จะมีเส้นทึบและเส้นปะครับ กล่องเส้นทึบคือโปรแกรมบังคับให้ทำ กล่องไหนเป็นเส้นปะสามารถข้ามขั้นตอนนั้นไปก่อนได้ แต่เพื่อความสมบูรณ์และทำให้การทำงานบนบิลค์มีประสิทธิภาพสูงก็ควรจะทำให้ครบนะครับ (ยกเว้นกล่องขอราคา)

แสดงรูป Workflow การทำงานบนบิลค์

สร้างโครงการ

โปรแกรมบิลค์เป็นการบริหารต้นทุนแบบเป็นโครงการ(Project) เพราะฉะนั้น จะต้องสร้างโครงการขึ้นมาเพื่อไว้ใช้ก่อนครับ โดยจะมีทั้งหมด 3 ขั้นตอน ได้แก่

1.ข้อมูลโครงการ : ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ระบบบังคับ Userต้องใส่ชื่อโครงการ มูลค่าโครงการ วันที่เริ่ม/สิ้นสุด เพื่อเป็นข้อมูล

2.แผนต้นทุนโครงการ : เป็นการกำหนดแผนต้นทุนหรือจำนวนเงินที่คาดว่าจะใช้ในแต่ละประเภท เช่น งานคอนกรีตจะใช้ 2.5 ล้านบาท, งานเหล็ก 2 ล้านบาท, งานหลังคา 5 แสนบาท เป็นต้น เพื่อที่บริษัทจะได้มีเป้าหมายในการทำงานและรู้ขอบเขตในสิ่งที่จะต้องจ่ายว่าควรเป็นเท่าไร หลายๆบริษัทใช้แผนตรงนี้เป็นการวัด KPI ของพนักงาน

3.แผนรายรับโครงการ : กำหนดแผนรายรับหรือสัญญาที่เซ็นกับเจ้าของโครงการ(Owner) ว่าจะได้รบเงินงวดเท่าไร และเมื่อไรในแต่ละงวด

*ขั้นตอนที่ 2,3 สามารถข้ามไปก่อนและกลับมาทำทีหลังได้

บันทึกต้นทุน

     เมื่อโครงการที่เราสร้างขึ้นมามีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริงๆแล้ว เราก็ต้องมาบันทึกในโปรแกรมบิลค์ครับ โดยบิลค์จะเรียกเมนูนี้ว่าเมนู “จัดซื้อ” ทุกบาททุกสตางค์ที่เกิดขึ้นกับโครงการ ทั้งค่าวัสดุ ค่าแรง ค่าผู้รับเหมาช่วง ต้นทุนทางอ้อมต่างๆ ใช้เมนูจัดซื้อเมนูเดียวในการบันทึกครับ โดยจะมี 3 ขั้นตอนเช่นเดียวกันคือ

1.สร้าง : สร้างเอกสาร(PO/Non PO)ใส่รายละเอียดต่างโครงการ ผู้ขาย รายการสินค้า การชำระเงิน

2.จัดสรร : หลังจากที่สร้างเอกสารเสร็จแล้ว เราจะต้องจัดสรรว่ารายการต่างๆที่เราจ่ายไปอยู่ในชุดรหัสงานไหน

3.อนุมัติ : อนุมัติเอกสาร เพื่อที่จะให้เอกสารสมบูรณ์และสามารถปริ้นท์ออกมาได้ ส่งให้กับผู้ขายของเรา

ท่องให้ขึ้นใจนะครับ “สร้าง-จัดสรร-อนุมัติ ” และเพื่อให้บริษัททำงานเป็นระบบมากขึ้น บริษัทจะต้องมีกฎเพิ่มอีก 2 ข้อครับ

กฎข้อที่ 1 ” ถ้าไม่จัดสรร ห้ามอนุมัติเด็ดขาด! “

กฎข้อที่ 2 ” ถ้าเอกสารไม่ถูกอนุมัติในบิลค์ บัญชีหรือการเงิน ห้ามจ่ายเด็ดขาด! “

เท่านี้เงินทุกบาททุกสตางค์ก็จะไม่หลุดไปไหน เพราะทุกการจ่ายต้องมาคีย์บนบิลค์ ถ้าไม่คีย์ก็ไม่จ่าย

ชำระเงิน

     เมนูนี้เป็นการบันทึกชำระเงินของ PO/Non PO หลังจากที่เรา สร้าง-จัดสรร-อนุมัติ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะให้เรากดชำระเงินของเอกสาร โดยสถานะเรื่องการชำระเงินจะมีอยู่ 3สถานะ คือ รอการชำระ, ชำระเงินเรียบร้อย และเกินกำหนดชำระ  บิลค์ได้เพิ่มฟังก์ชั่นนี้เข้ามาเพื่อช่วยให้ผู้รับเหมาสามารถบริหารกระแสเงินสดได้แบบเรียลไทม์ซึ่งสำคัญมากๆ

บันทึกรายรับ

     บันทึกรายรับจะอยู่ในเมนูของบิลค์ที่ชื่อว่า “รับเงิน” ซึ่งเมนูนี้ทางระบบจะออกเป็นใบแจ้งหนี้ให้บริษัทสามารถนำไปส่งให้กับลูกค้าได้ เมื่อไรที่มีรายรับของโครงการ(เงินงวดหรือรายได้อื่นๆ) ให้มาบันทึกในเมนูนี้ ยอดรายรับจะเข้าไปอยู๋ในโครงการนั้น เพื่อเปรียบเทียบกับต้นทุนจริงที่เกิดขึ้น(จัดซื้อ) ว่าโครงการกำไรหรือขาดทุน

วิธีการเปลี่ยน Cost Code ให้เข้ากับโครงการ

Cost Code ของบิลค์มีทั้งหมด 5 (+1) ชุด ได้แก่ ผู้รับเหมาทั่วไป ,ผู้รับเหมางานระบบ ,ผู้รับเหมางานตกแต่งภายใน ,ผู้รับเหมาก่อสร้างานหนัก และผู้รับเหมาก่อสร้างงานพิเศษ ส่วนอีก 1 ชุด จะเป็นชุดรหัสต้นทุนเฉพาะกิจการที่สามารถกำหนดขึ้นมาเองได้ (มีค่าใช้จ่าย) 

1.เข้าโมดูล Cost Control เลือกหน้าแผงบริหาร คลิก “รหัสต้นทุน”


 

2.เมื่อเข้ามาหน้าชุดรหัสต้นทุนจะพบกับชุดรหัสที่เราใช้งานอยู่ ด้านล่างจะแสดงว่าชุดรหัสนี้มีหมวดย่อยๆอะไรบ้าง


 


3.เลือกชุดรหัสต้นทุนที่เหมาะกับงานของเรา ซึ่งแต่ละชุดจะมีหมวดย่อยที่แตกต่างกันไป เมื่อเลือกเสร็จเรียบร้อย กดบันทึก  


 
*หมายเหตุ การเปลี่ยนชุดรหัสต้นทุนจะมีผลหลังจากที่เราเปลี่ยนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เมื่อสร้างโครงการใหม่ โครงการนั้นจะเป็นชุดรหัสใหม่ ส่วนโครงการที่เราได้สร้างไปก่อนหน้าที่จะเปลี่ยนนั้น จะเป็นชุดรหัสเดิม(ผู้รับเหมาทั่วไป)
 
สำหรับผู้รับเหมาคนไหนที่มีการรับงานในรูปแบบอื่นๆหรือคิดว่าชุดรหัส 5 ชุด ที่บิลค์มีให้ยังไม่เพียงพอและไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจของท่าน ทางบิลค์มีบริการรหัสต้นทุนเฉพาะกิจการ โดยสามารถเพิ่มได้หมวดละ 99 ตัว รวมทั้งหมด 495 ตัว 

วิธีการสร้างโครงการบน Builk

ก่อนเริ่มงานก่อสร้างทุกโครงการ เรามีการ วางแผนโครงการก่อสร้าง และ กำหนดเป้าหมาย ของโครงการอยู่แล้ว ว่าจะต้องสร้างเสร็จภายใน ระยะเวลา เท่าไหร่ และใช้ งบประมาณ เท่าใด ทั้งนี้ความละเอียดและเทคนิคที่ใช้วางแผน อาจจะแตกต่างกันในแต่ละโครงการ ขึ้นกับลักษณะงาน

 

หน้าสร้างโครงการ จะมีอยู่หัวข้อทั้งหมด 3 ส่วน

1.ข้อมูลโครงการ : ข้อมูลรายละเอียดและมูลค่าสัญญาของโครงการ

2.แผนต้นทุนโครงการ : กำหนดแผนต้นทุนโครงการทั้ง 5 หมวด (สามารถข้ามไปก่อนได้)

3.แผนรายรับโครงการ : สร้างแผนรับเงิน, สัญญารับเงินตามงวด (สามารถข้ามไปก่อนได้)

 

++ ข้อมูลโครงการ ++

โครงการ : ชื่อโครงการ

ชื่อลูกค้า : ชื่อ Owner, ชื่อเจ้าของกิจการ

ประเภทโครงการ : กำหนดตามโครงการ

มูลค่าสัญญาไม่รวม VAT : มูลค่าสัญญางานก่อสร้าง แบบไม่รวม VAT

VAT : ถ้าโครงการมี VAT ให้คลิกปุ่ม VAT แต่สำหรับงานที่ไม่มี VAT ก็ไม่จำเป็นต้องกดครับ

ประเทศ : ประเทศที่รับงานโครงการนั้นๆ

จังหวัด : จังหวัดที่รับงานโครงการนั้นๆ

ที่อยู่ :  ที่อยู่ของโครงการ ในส่วนนี้จะเป็นข้อมูลที่อยู่จัดส่งบนเอกสาร PO แบบอัตโนมัติ (ปรับเปลี่ยนแก้ไขเป็นใบๆได้)

วันที่เริ่มต้น : วันที่เริ่มต้นในสัญญาของโครงการ

วันที่สิ้นสุด : วันที่สิ้นสุดในสัญญาของโครงการ

รายละเอียด : ข้อควมหรือสิ่งที่ต้องการบันทึกไว้ (กรอก/ไม่กรอกก็ได้)

ผู้รับผิดชอบโครงการ : ผู้รับผิดชอบโครงการจะขึ้นเป็นชื่อผู้ติดต่อบนเอกสาร PO แบบอัตโนมัติ (ปรับเปลี่ยนแก้ไขเป็นใบๆได้)

 

ข้อมูลลูกค้า : ส่วนนี้จะเป็นข้อมูลที่บริษัทเราจะเอาไว้ติดต่อลูกค้า, ผู้ที่เกี่ยวข้อง, เลขที่บัญชี ฯลฯ โดยที่ระบบจะนำข้อมูลเข้าไปอยู่ในเมนู List manager

*Trick  ทีมงาน/พนักงาน ถ้าอยากติดต่อหรือต้องการข้อมูลของลูกค้า สามารถดูชื่อจากเมนู List manager ได้เลย ไม่ต้องโทรไปขอฝ่ายบัญชีหรือผู้ที่เกียวข้อง ง่ายและสะดวกขึ้นมากๆครับ

 

++ แผนต้นทุนโครงการ ++

ส่วนนี้จะเป็นการกำหนดแผนต้นทุนของโครงการนี้ว่า บริษัทมีแผนการใช้เงินกับโครงการนี้เท่าไร ซึ่งสำคัญมากเพราะบริษัทสามารถวัดประสิทธิภาพการทำงานได้จากต้นทุนจริงที่เกิดขึ้นทียบกับแผนต้นทุนที่เราวางไว้ โดยหลักแล้วแผนต้นทุนต้องน้อยกว่ามูลค่าสัญญาโครงการ (BOQ หลังบ้าน) เช่น งาน 1 ล้านบาท แผนต้นทุนที่จะใช้จริง 8 แสนบาท (กำไรคาดหวัง 20%)

(เทคนิคการวางแผนต้นทุน /วิธีนำ BOQ มาเแปลงเป็นหมวดต้นทุนใน Builk)

หมวดที่ 1 ต้นทุนค่าวัสดุ

ค่าวัสดุที่บริษัทซื้อมา วัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้แล้วหมดไป (ไม่รวมเครื่องมือ)

หมวดที่ 2 ต้นทุนค่าแรง

ค่าแรงงานของบริษัท (DC)

หมวดที่ 3 ต้นทุนเครื่องมือ/เครื่องจักร

ค่าเครื่องมือหรือเครื่องจักรในแต่ละงาน เช่น เช่าเครน, เช่ารถขุด, เครื่องดัดเหล็ก,

หมวดที่ 4 ต้นทุนค่าจ้างเหมาช่วง

ในการตัดงานให้ผู้รับเหมาช่วง ให้มาลงในหมวดนี้ ทั้งนี้ต้องดูว่าเหมาทั้งค่าของและแรงไหม ถ้าเหมาแต่ค่าแรงงาน ให้นำค่าวัสดุที่จะจัดหาเองไปลงในหมวด 1

หมวดที่ 5 ต้นทุนทางอ้อม

ต้นทุนทางอ้อมเป็นหมวดที่สำคัญมากเพราะต้นทุนทางอ้อมของโครงการแต่ละโครงการจะมีค่าเฉลี่ยอยู๋ที่ 8-10% ของมูลค่าสัญญา ทั้งค่าเงินเดือน, ค่าน้ำค่าไฟ, ค่าน้ำมัน ฯลฯ ในหมวดนี้จะพิเศษกว่าหมวดอื่นคือสามารถเพิ่มชุดรหัสได้ 9 ตัว ที่ช่อง Custom Costcode


++ แผนรายรับโครงการ ++

รหัส : รหัสตรงนี้จะเป็นรหัสงวดงาน สามารถกำหนดเป็นอะไรก็ได้ เช่น 1 2 3 ,101 102 103 , ง101 ง102 ง103

ประเภท : ประเภทเงินที่บริษัทจะได้รับ มี ทั้งหมด 3 ประเภท

                  1.Payment เงินงวดที่จะได้รับ

                  2.Advance เงินที่บริษัทขอเบิกล่วงหน้า,

                  3.Retention เงินประกันผลงานที่เจ้าของจะคืน

รายละเอียด : ข้อมูลรายละเอียดสัญญา, เงื่อนไขในการจ่ายงวดนั้น

จำนวนเงินไม่รวม VAT : จำนวนเงินที่จะได้รับในงวดนั้นๆ ไม่รวม Vat

VAT : VAT ของยอดในงวดนั้นๆ

วันครบกำหนด : วันที่ระบุในสัญญาหรือตกลงกัน

* ตอนสร้างโครงการ ในหน้าแรก(ข้อมูลโครงการ) ถ้าได้ใส่จำนวน Vat  ระบบจะคำนวน Vat อัตโนมัติในหน้าแผนรายรับให้

 

++ สรุป 3 บรรทัด การสร้างโครงการ ++

การสร้างโครงการ จะมีทั้งหมด 3 ส่วน ข้อมูลโครงการ, แผนต้นทุนที่จะจ่าย (ข้ามได้), แผนรายรับที่จะรับ (ข้ามได้) เมื่อเสร็จ 3 ส่วนนี้ ระบบจะบันทึกโครงการนั้น ไว้ในหน้าโครงการ ถ้าอยากแก้ไขข้อมูล ให้เข้าไปที่โครงการนั้นๆ เลือกหน้าที่ต้องการแก้ไข (ปุ่มแก้ไขอยู่มุมขวาบน) หลังจากที่เปิดโครงการเรียบร้อย หากมีกิจกรรมเกิดขึ้น ข้อมูลจะแสดงรายงานและสรุปแบบเรียลไทม์

วิธีการบันทึกต้นทุน

การบันทึกต้นทุนงานก่อสร้าง ใช้การบันทึกผ่านเมนู จัดซื้อ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อวัสดุ จ่ายค่าแรง ค่าเช่า หรือแม้แต่การใช้จ่ายที่ไม่มีใบสั่งซื้อ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ไปจนถึงค่าอำนวยความสะดวก พูดง่ายๆคือ เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นทุกอย่างให้บันทึกที่เมนู จัดซื้อ

1. สร้างใบสั่งซื้อ โดยไปที่ Cost Control เลือกเมนู จัดซื้อ บนแถบสีเทาแล้วคลิก “เพิ่ม” ที่มุมขวาบน จะพบกับหน้าสร้างใบสั่งซื้อ

 

2.ใส่ข้อมูลต่างให้ครบถ้วนเพื่อที่จะเป็น PO ส่งให้กับร้านค้า หรือ Non PO เพื่อบันทึกต้นทุนทุกบาทที่เกิดขึ้นกับโครงการ

ปุ่มและฟังก์ชั่นในการสร้าง

ใช้เมื่อต้นทุนที่เกิดขึ้นเมื่อเอกสารเป็น Non-PO เช่น ค่าน้ำค่าไฟ ค่าน้ำมัน ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ที่เราไม่ต้องเปิด PO ส่งให้กับเค้า

 ใช้เมื่อบริษัทจะรีบใช้ของแล้วต้องเปิด PO ให้ร้านค้า เมื่อติ๊กช่องนี้หลังจากที่กดสร้างหรือบันทึกและสร้างใหม่ ระบบจะส่งอีเมลแจ้งเตือนให้กับคนที่มีสิทธิ์อนุมัติเข้าไปในอีเมล 

เมื่อกดปุ่มนี้ ระบบจะบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นมาแล้วระบบจะพาไปหน้าเปล่าเพื่อเตรียมการสร้างเอกสารใบใหม่ ใช้ในกรณีที่มีเอกสารที่ต้องการบันทึกเยอะๆ เพื่อให้รวดเร็วต่อการสร้างเอกสาร

เมื่อกดปุ่มนี้ ระบบจะบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นมาแล้วกลับมาที่หน้าเดิมเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลและให้ทำโฟลว์ต่อไปคือจัดสรรหรืออนุมัติ

3.คลิก สร้าง หลังจากนั้น ข้อมูลการสั่งซื้อจะถูกบันทึกเข้าระบบ จะมีสถานะรอการอนุมัติขึ้นมามุมขวาบน และจะมีกล่องจัดสรรต้นทุนโผล่ขึ้นมา พร้อมประวัติเอกสารว่าสร้างโดยใคร วันไหน และเวลาเท่าไร

วิธีการจัดสรรต้นทุน ทำไมต้องจัดสรรต้นทุน

เมื่อสร้างใบสั่งซื้อแล้ว รายจ่ายในใบสั่งซื้อจะยังไม่เบันทึกป็นต้นทุนของโครงการ เพราะยังไม่รู้ว่าเป็นต้นทุนประเภทไหนเท่าไหร่บ้าง ต้องผ่านขั้นตอนสำคัญที่สุดในบิลค์ คือ การจัดสรรต้นทุน

เมื่อคุณเปรียบเทียบแผนกับสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นระยะๆ จะทำให้คุณรู้ตัวอยู่ตลอดว่า โครงการมีต้นทุนเท่าไหร่ จะได้กำไรตามที่คาดหรือไม่ จาก รายงานสรุปข้อมูลโครงการ หากดูรายงานแล้วพบว่ามีต้นทุนเกินจากแผน คุณสามารถสืบสาเหตุต้นทุนที่บานปลายจาก รายงานของ Builk Cost Control ที่สามารถสร้างขึ้นอัตโนมัติ เช่น วิเคราะห์จาก รายงานต้นทุนโครงการ ที่เป็นภาพรวมของต้นทุน หรือใช้ รายการรายละเอียดต้นทุนโครงการ เพื่อใบสั่งซื้อที่เป็นต้นเหตุ

1.เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการจัดสรรต้นทุนที่เมนู จัดซื้อ


 
2.คลิก จัดสรรต้นทุน ที่ด้านล่างใบสั่งซื้อ ซึ่งใบสั่งซื้อที่ยังจัดสรรไม่ครบจะแสดงแถบจัดสรรต้นทุนเป็นสีแดง


 
3.จากนั้นจะพบกับหน้าจัดสรรต้นทุน ทางด้านซ้ายจะเป็นรายการทั้งหมดในใบสั่งซื้อใบนั้น ส่วนด้านขวาเป็นตารางแสดงการจัดสรรของข้อมูลว่า เราจัดสรรต้นทุนไปที่โครงการไหน รหัสต้นทุนอะไร  และจะจัดสรเข้าไปกี่เปอร์เซนต์ในงานนั้นๆ

 

4.เลือกรายการเพื่อจัดสรร เราจะเลือกทีละรายการหรือหลายรายการเพื่อจัดสรรต้นทุนก็ได้จากกรอบด้านซ้าย โดยให้เราคลิกที่ชื่อรายการที่ต้องการจัดสรร หลังจากนั้นจัดสรรต้นทุนในกรอบด้านขวา เลือกโครงการ และ รหัสต้นทุน และมูลค่าการจัดสรรเป็นเปอร์เซนต์ เช่น สั่งซื้อเหล็ก 100 เส้น นำเข้าโครงการอาคารสำนักงาน Builk เลือกรหัสต้นทุนเป็นงานเหล็กเสริม  ถ้าเราจะเอาเหล็ก 100 เส้นเข้าโครงการทั้งหมด ในช่องเปอร์เซนต์ให้ใส่ 100 หรือหากเอาเข้า 70 เส้น ก็ใส่ 70%

รูปแสดงการจัดสรรรายการที่ 1 เหล็กข้ออ้อย 100 %

 

รูปแสดงการจัดสรรรายการที่ 2 ไม้อัด 15 มม. 100%

 
เทคนิคประหยัดเวลาจัดสรร  : ใช้ไม้เท้ากายสิทธิ์ wandเพื่อเติมมูลค่าจัดสรรของรายการนั้นๆให้ครบ 100%

 จัดสรรให้ครบ 100%

ระบบจะลงบันทึกต้นทุนเข้าโครงการก็ต่อเมื่อใบสั่งซื้อถูกจัดสรรครบถ้วน 100% และ อนุมัติแล้วเท่านั้น คุณสามารถตรวจว่าจัดสรรครบหรือยังที่หน้าจัดสรรต้นทุน โดยให้ทุกรายการในกรอบด้านซ้าย และ แถบแสดงความคืบหน้าการจัดสรร ให้เป็น 100%

 จัดสรรผิด กลับมาจัดสรรใหม่ได้

ถ้าหากเปลี่ยนแปลงการใช้วัสดุหรือย้ายไปใช้ไซต์งานอื่น คุณสามารถกลับมาแก้ไขการจัดสรรได้ใหม่ด้วยวิธีเดิมได้อีก แม้ใบสั่งซื้อจะได้รับอนุมัติไปแล้ว ระบบจะบันทึกประวัติเอกสารทุกครั้งที่ข้อมูลจัดสรรเปลี่ยนไป ซึ่งประวัติประกอบด้วย ชื่อผู้แก้ไข และ เวลาแก้ไข ทั้งนี้เพื่อความโปร่งใสในการทำงาน

วิธีการอนุมัติเอกสาร

หลังจาก สร้างและจัดสรร เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือให้ผู้บริหารหรือผู้ที่มีสิทธิ์ทำการ “อนุมัติ” เอกสาร เพื่อที่จะปลดล็อคเอกสารให้สามารถพิมพ์และออกจากระบบได้ และเมื่อเอกสารถูกอนุมัติไปแล้วจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารใบนั้นได้อีกเลย ถ้าจะแก้ไขหรือจะไม่ใช้ใบนั้นแล้ว ต้องยอกเลิกและคัดลอกไปสร้างเป็นใบใหม่

1.เอกสารที่ “รอการอนุมัติ” จะถูกแสดงไว้ที่หน้าแผงบริหารสามารถคลิกจากหน้านี้ได้เลย หรือเข้าไปที่เมนูจัดซื้อ และเลือกสถานะสีส้มที่รอการอนุมัติ


 
2.เมื่อเข้ามาในเอกสารแล้ว หลังจากที่จัดสรรเรียบร้อย กล่องจะเป็นสีเขียวแสดงการจัดสรรครบ 100% ข้างล่างกล่องจะแสดงข้อมูลการจัดสรร แผนต้นทุนเป็นเท่าไร ใบสั่งซื้อนี้จัดสรรเข้าหมวดต้นทุนชุดนั้นๆเท่าไร และแสดงยอดคงเหลือ เพื่อที่จะให้ผู้บริหารได้มีข้อมูลในการตัดสินใจสั่งซื้อได้ปลอดภัยมากขึ้น


 
3.เมื่อกด อนุมัติ เรียบร้อยแล้ว เอกสารจะขึ้นสถานะรวมจัดสรร แสดงดังรูปด้านล่าง  เอกสารใบนี้สามารถพิมพ์ หรือ ส่งอีเมลถึงผู้ขายได้เลย
 
4.เมื่อกดปุ่มพิมพ์ใบสั่งซื้อ ระบบจะรีวิวหน้า PO ให้ตรวจสอบอีกครั้ง สามารถกดพิมพ์ออกมาได้เลย หรือ โหลดเป็นไฟล์ PDF, Excel และส่งให้ร้านค้าในช่องทางที่ติดต่อกันอยู่เป็นประจำ


 
5.นอกจากระบบให้พิมพ์ใบสั่งซื้อแล้ว บิลค์ยังเพิ่มเอกสารเข้ามาอีก 1 ชุดคือ“ใบจัดสรรต้นทุน” ซึ่งเปรียบเสมือนใบสำคัญจ่ายทางบัญชี ใน เนื้อหาของใบจัดสรรต้นทุนจะบอกรายละเอียดการจัดสรรและยอดใช้สะสมของชุดรหัสนั้นๆ และประวัติเอกสารว่ามีใครเกี่ยวข้องบ้าง

วิธีเพิ่มรายรับเข้าโครงการ

เมื่อมีการรับเงินของโครงการ ให้เข้าไปบันทึกที่เมนู “รับเงิน” การบันทึกจะออกเป็นใบแจ้งหนี้ เพื่อนำไปส่งให้ลูกหนี้ ระบบจำนำข้อมูลตรงนี้บันทึกรับรู้เป็นรายได้ของโครงการทันที

1. เมื่อมีข้อมูลโครงการก่อสร้างอยู่แล้วให้ไปที่เมนู รับเงิน คลิกสร้าง ที่มุมขวาบน


 
2. เลือกโครงการที่คุณจะเรียกเก็บเงิน ระบบจะดึงข้อมูลโครงการที่คุณใส่ไว้แล้วมาให้ เช่น ข้อมูลโครงการ, ชื่อลูกค้า, วันที่ครบกำหนด ซึ่งหมายถึงวันที่เจ้าของโครงการต้องจ่ายเงินให้คุณ ส่วนวันที่รับเงิน ให้กลับมาแก้ไขเมื่อคุณได้รับเงินแล้ว


 
* หากเราวางแผนรายรับ(ตอนสร้างโครงการ)ไว้อยู่แล้ว แค่เลือกรหัสงวดงาน ระบบก็จะดึงข้อมูลที่วางแผนเอาไว้มาให้ ทั้งรายละเอียด จำนวนเงิน

แต่ถ้าไม่ได้วางแผนรายรับไว้ก็ไม่เป็นไร ให้ใส่รหัสงวดงาน จำนวนเงินตามประเภทเงิน ช่องงวดงานใส่เงินได้ของคุณตามสัญญา และใส่จำนวนเงินมัดจำทีต้องคืน และ เงินประกันผลงานที่ถูกหักไว้ แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ จะคำนวนเงินสุทธิให้อัตโนมัติ เมื่อใส่ข้อมูลอื่นๆ เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน เรียบร้อยแล้วคลิกสร้าง

 

พิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใน Builk Cost Control อย่างไร

หากต้องการพิมพ์ใบแจ้งหนี้ให้คลิก พิมพ์ ที่มุมขวาบนหลังจากสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว จะเลือกพิมพ์เป็น PDF หรือ Excel ก็ได้ โดยพิมพ์ 2 ใบ ใบแรกให้ผู้จ้าง ใบสำเนาให้ผู้ว่าจ้างเซ็นต์ชื่อแล้วเก็บไว้ที่ตัวคุณเป็นหลักฐานเรียกเก็บเงินเมื่อถึงกำหนดชำระ

 

 

ใช้ แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน ใน Builk Cost Control อย่างไร

เจ้าของโครงการอาจขอใบเสร็จรับเงินหลังจากจ่ายเงินให้คุณ ใน Builk Cost Control ไม่มี แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน โดยตรง แต่คุณใช้ แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ Export ออกมาเป็นไฟล์ Excel แล้วเปลี่ยนชื่อเอกสาร ด้านบน คุณก็จะได้ใบเสร็จรับเงินแล้ว

Register

1.อีเมลที่ใช้ทำงานบนบิลค์

แนะนำว่าให้ใช้อีเมลส่วนตัวในการสมัครใช้บิลค์  เพราะการทำงานบนบิลค์จะมีการแจ้งเตือนผ่านอีเมลตลอด จึงแนะนำว่าให้ใช้อีเมลส่วนตัวและเลือกอันที่ใช้อยู่เป็นประจำ  (หากบริษัทไหนจะเลือกใช้อีเมลของบริษัทที่พนักงานมีอยู่แล้วก็สามารถทำได้)

2.ลืมรหัสผ่านเข้าใช้งานทำยังไง

กด ลืมรหัสผ่าน ระบบจะให้ใส่อีเมล หลังจากนั้น รหัสผ่านใหม่จะถูกส่งเข้าไปที่อีเมล หากไม่ได้พาสเวิดใหม่ สามารถทักแชทติดต่อทีมซับพอร์ทได้เลยครับ

3.อีเมลถูกระงับเนื่องจากใส่รหัสผิดเกิน 5 ครั้ง แก้ไขยังไง

ระบบจะส่งอีเมลเพื่อให้เปิดการใช้งานขึ้นอีกครั้ง แต่หากเช็คดูแล้วไม่มี ทักแชทแจ้งทีมซับพอร์ทได้เลยครับ

4.หลังจากขอรหัสผ่านใหม่ อยากเปลี่ยนพาสเวิดที่ทางบิลค์ส่งมาให้

ไปที่ลูกศรสีดำบนมุมขวา เลือกที่ การตั้งค่า > ตั้งค่ารหัสผ่าน > ใส่รหัสผ่านที่ระบบส่งให้และรหัสผ่านใหม่ > บันทึก

5.ทีมงานเชิญเข้าบริษัทแล้ว แต่ตอนล็อกอินเข้ามาทำไมระบบให้สร้างกิจการใหม่

ในการล็อกอินครั้งแรก ระบบจะให้สร้างกิจการก่อน สามารถสร้างคร่าวๆเพื่อให้ผ่านหน้านี้ แลหลังจากนั้นจึงไปลบบริษัทสมมติที่สร้างขึ้นมา

 

List Manager

1.จัดการรายข้อมูลลูกค้า ข้อมูลผู้ขาย และข้อมูลทีมงาน ต้องเข้าไปที่ตรงไหน

เมนู List Manager ในบิลค์ เป็นเมนูเดียวในการจัดการรายชื่อลูกค้า ผู้ขาย และทีมงาน สามารถเพิ่มหรือลบออกได้ตามความต้องการ ไม่มีจำกัด

2.การให้สิทธิ์อนุมัติสามารถแบ่งเป็นโครงการได้ไหมว่า โครงการนี้ให้คนนี้อนุมัติ หรือกำหนดยอดได้ไหมว่า ถ้ายอดเกินเท่านี้ คนนี้จะกดไม่ได้

การกำหนดสิทธิ์ในบิลค์ ถ้ากำหนดสิทธิ์ให้อนุมัติได้ ก็จะสามารถอนุมัติได้ทุกใบทุกโครงการและทุกยอด เพราะฉะนั้นแล้วจึงควรมีกฎของบริษัทให้ชัดเจน ทำงานควบคู่ไปกับการใช้บิลค์

3.อยากเปลี่ยนอีเมลใหม่ แต่มีบริษัทเดิมอยู่ทำยังไง

ให้ใช้อีเมลที่อยู่ในบริษัทนั้น เชิญทีมงานใหม่ โดยใช้อีเมลใหม่ หลังจากนั้นนำอีเมลเก่าออกจากบริษัทโดยผู้ที่มีสิทธ์

 

Cost Control

1.โครงการสมมติที่สร้างขึ้นมาในบิลค์จะลบออกได้ไหม

โครงการและเอกสารที่สร้างขึ้นใน Cost Control จะไม่สามารถลบได้ เพราะป้องกันการลบข้อมูลจากผู้ไม่หวังดี ระบบจึงถูกออกแบบให้ใช้การเปลี่ยนสถานะ(ปกติ สิ้นสุด ยกเลิก)แทน

2.เราสามารถกลับไปแก้ไขรายละเอียดข้อมูลโครงการที่สร้างไปแล้วได้ไหม

สามารถกลับไปแก้ไขได้ตลอดครับ โดยเข้าไปที่โครงการนั้นๆ จะเห็นว่ามีทั้งหมด 3 หน้าให้เลือก หน้าข้อมูลโครงการ หน้าแผนต้นทุนโครงการ และหน้าแผนรายรับโครงการ อยากแก้ไขหน้าไหนเลือกหน้านั้น และคลิกแก้ไข ระบบจะให้แก้ข้อมูลและกดบันทึก

3.ช่อง “ไม่ออกใบสั่งซื้อ” คืออะไร

เมนูจัดซื้อของบิลค์ เป็นการบันทึกต้นทุนทุกๆอย่าง ทั้ง PO และ Non PO (ค่าแรง ค่าน้ำไฟ ค่าน้ำมัน) เราเลยมีให้คลิกเพื่อที่จะแยก PO กับ Non PO ได้อย่างชัดเจน โดยจะมีสัญลักษณ์เป็นวงกลมสีแดงหน้าใบจัดซื้อ

4. ปุ่ม“สร้าง” กับ “บันทึกและสร้างใหม่” ต่างกันยังไง

ทั้ง 2ปุ่มนี้ เป็นการบันทึกเอกสารทั้งคู่ ต่างกันที่ บันทึกและสร้างใหม่ เมื่อกดไปแล้วจะขึ้นเป็นหน้าเปล่าเพื่อให้เราเตรียมสร้างเอกสารใบต่อไป(ใช้ในกรณีที่มีเอกสารหลายๆใบค้างอยู่) ส่วน “สร้าง” เมื่อกดไปแล้วระบบจะพามาที่หน้าเดิมเพื่อรอที่จะจัดสรรและอนุมัติในขั้นต่อไป

5.เอกสารถ้าสร้างไปแล้วมีปัญหา เช่น ต้องการเปลี่ยนแปลงจำนวน ราคา หรือเปลี่ยนร้านค้าที่จะซื้อ แก้ไขได้ไหม?

สามารถแก้ไขเอกสารได้ตลอด หากเอกสารใบนั้นยังไม่กด “อนุมัติ” ถ้ากดอนุมัติไปแล้วเอกสารใบนี้จะถูกล็อคไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ เพราะถือว่าผู้บริหารกดอนุมัติไปแล้ว ถ้าจะแก้ไขต้องให้ทำการอนุมัติใหม่

6.เอกสารที่อนุมัติไปแล้ว แต่จะยกเลิกทำยังไง ?

เข้าไปที่เอกสารใบนั้น และเลือก “ยกเลิก” มุมขวาบนเอกสาร หลังจากนั้น ระบบจะให้ใส่เหตุผล (แนะนำว่าควรใส่เพราะจะได้จะมีการบันทึกประวัติในเอกสาร) หลังจากที่ยกเลิกแล้ว ระบบจะลบต้นทุนนี้ออกไปไม่เอามาคิด หลังจากนั้นสามารถทำการคัดลอกและสร้างใหม่ได้

7.การจัดสรร สามารถจัดสรรใหม่ได้ไหม

การจัดสรรเอกสาร สามารถแก้ใหม่ได้ทุกครั้งไม่ว่าเอกสารจะยังไม่อนุมัติหรืออนุมัติไปแล้ว ทุกครั้งที่มาการจัดสรรใหม่ ระบบจะบันทึกประวัติการจัดสรรครั้งล่าสุด ว่าใครเป็นคนเข้ามาจัดสรร

8.จะทำยังไงให้เราเห็นข้อมูลเรียลไทม์ที่ถูกต้อง 100 %

ในระบบ Cost Control ต้นทุนจะวิ่งเข้าโครงการก็ต่อเมื่อ เรา สร้าง-จัดสรร(ครบ 100 %)-อนุมัติ ถ้า 3 ขั้นตอนนี้ขาดขั้นตอนไปขั้นตอนหนึ่ง หรือครบแต่จัดสรรไม่ครบ 100 % ต้นทุนจะไม่วิ่งไปบันทึกที่โครงการ ทำให้เราไม่รู้ต้นทุนจริงๆในตอนนั้น

 

Company Profile

1.สร้างบริษัทในบิลค์มาหลายอัน บางอันก็สร้างเพื่อทดลอง อยากจะลบออก

ให้เลือกการทำงานบนบริษัทที่ต้องการลบ(สังเกตจากมุมขวาบนใต้ชื่อ)หลังจากนั้นเข้าไปที่โมดูล Company Profile เลือกหัวข้อ ลบกิจการ และพิมพ์คำว่า DELETE ระบบจะทำการลบบริษัทนั้นออก

2.สินค้าใน Company Profile ต้องใส่ราคาหรือเปล่า

หากสินค้านั้นมีราคาที่ปรับเปลี่ยนไม่บ่อยเป็นสินค้าทั่วไปสามารถลงได้ แต่หากเป็นสินค้าเช่น เหล็ก ปูน ทราย ท่อ เนื่องจากสินค้ากลุ่มนี้มีการเปลี่ยนแปลงและมีหลากหลายแบรนด์ แนะนำว่าไม่ควรลงราคาจะดีกว่า หากว่าเค้าสนใจให้สอบถามราคาโดยตรง

3.Not yet verify สัญลักษณ์สีแดงที่ขึ้นหน้า Company Profile ต้องแก้ไขยังไง

สามารถ Verify ได้โดยการมาร่วมกิจกรรมกับบิลค์ หรือมีการซื้อวัสดุก่อสร้างออนไลน์ผ่าน Yello

4.ขนาดและไฟล์รูปที่แนะนำในการอัพผลงานหรือสินค้าใน Company Profile ขนาดเท่าไร ?

ไฟล์รูปจะต้องเป็น .Jpeg และจะขนาดเท่าไรก็ได้ เพราะในเว็บจะทำเป็นสแควร์ให้อัตโนมัติ และล็อกขนาดตามที่เว็บตั้งไว้