คู่มือเริ่มต้นการใช้งาน

โปรแกรม ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ที่ช่วยให้คุณทำงานอย่างเป็นระบบ

ประหยัดเวลางานเอกสาร ไม่ต้องลงโปรแกรม ใช้ฟรี!!! < -ทำไมฟรี – >รอบคลุมงาน ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ทั้งระบบ ตั้งแต่ขั้นวางแผน บันทึกต้นทุนโครงการ ค่าแรง ค่าใช้จ่ายทุกชนิด ไปจนถึง ประมวลผลสร้างรายงานต้นทุนให้อัตโนมัติ สามารถทำงานร่วมกันกับทีมงานผ่านเว็บไซต์ ดูข้อมูลแบบ Real Time ได้ทุกที่ ทุกเวลา ออกแบบโดยผู้มีประสบการณ์ทำงานรับเหมาก่อสร้าง เหมาะกับธุรกิจรับเหมา-เจ้าของโครงการก่อสร้าง SMEs เรียนรู้การใช้งานด้วยตัวเองได้จาก คู่มือการใช้งาน โปรแกรมก่อสร้าง ออนไลน์

คุณสมบัติ BUILK Cost Control โปรแกรม ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง

 

โปรแกรมออกแบบ โดยคนก่อสร้างตัวจริง

  • กระบวนการทำงาน (Workflow) ที่ใช้งานได้จริง สำหรับธุรกิจก่อสร้าง SMEs
  • ระบบควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ใช้ควบคู่กับ โปรแกรมบัญชี หรือ บริการทำบัญชีโดยสำนักงานบัญชี
  • ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี ผู้ใช้ไม่ต้องอาศัยความรู้ด้านบัญชี ใช้เพียงหลักการควบคุมต้นทุนเบื้องต้น
  • ระบบที่ยืดหยุ่นในการทำงาน แต่รัดกุมในการติดตามต้นทุน
  • เน้นความเร็ว รับรู้ข้อมูลเรียลไทม์ เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็ว
  • เข้าใจข้อจำกัด ด้านต้นทุน เวลา และทรัพยากรของธุรกิจก่อสร้าง SMEs
  • ใช้ระบบ Cost Breakdown Structure ไม่ใช้ BOQ เป็นงบประมาณควบคุมต้นทุน
  • ติดตาม กำไร/ขาดทุน ของโครงการ และผลประกอบการของธุรกิจก่อสร้างได้
  • มีระบบแจ้งเตือนกระแสเงินสดออก ช่วยให้บริหารกระแสเงินสดได้ง่ายขึ้น

สะดวก และ ปลอดภัย ในการใช้งาน

  • ใช้งานออนไลน์ เข้าใช้โปรแกรมได้จากทุกเครื่อง โดยใช้อีเมล และรหัสผ่านเข้าระบบ
  • ไม่ต้องลงโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ พร้อมใช้ทันที ป้องกันความเสี่ยงเรื่อง ไฟล์เสีย ติดไวรัส หรือ อุปกรณ์ไอทีเสียหาย
  • อัพเดทโปรแกรมออนไลน์ ทันสมัย ตลอดเวลา
  • ดูข้อมูลเคลื่อนไหวต้นทุนแบบ Real Time
  • ทำงานจากที่ไหนก็ได้ คล่องตัว ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ
  • รองรับสมาร์ทโฟน และ แท็บเล็ต โดยปรับเปลี่ยนการแสดงผลตามขนาดหน้าจอ (Responsive)

ตั้งค่าการใช้งานให้เหมาะกับธุรกิจ และ ผู้ใช้

  • เลือกชุดรหัสต้นทุนมาตรฐาน หรือ ซื้อรหัสต้นทุนเฉพาะกิจการของคุณเอง
    ดูรหัสต้นทุนก่อสร้าง 5 ประเภท สำหรับธุรกิจ SMEs
  • กำหนดภาษาเอกสาร ในแบบฟอร์มที่ใช้พิมพ์ เป็นภาษา ไทย หรือ อังกฤษ
  • กำหนดภาษาแสดงผล รายบุคคล ได้แก่ ไทย อังกฤษ อินโดนีเซีย เมียนมา หรือ กัมพูชา
  • รองรับการทำงานหลายกิจการ

แบบฟอร์มสำเร็จรูป

  • ฟอร์มกรอกข้อมูลการวางแผนต้นทุน แบ่งตามรหัสต้นทุน
  • แบบฟอร์มเอกสารสำหรับธุรกิจก่อสร้าง ได้แก่ ใบขอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้
  • Export เอกสารเป็น Excel นำไปประยุกต์ใช้งานได้
  • Export แบบฟอร์มต่างๆ เป็น .pdf, .csv, .rtf, .xps และ .tiff
  • ส่งใบขอราคา และ ใบสั่งซื้อ ถึงผู้ขาย ได้ทางอีเมล
  • เก็บบันทึกประวัติการใช้งานของผู้ใช้โปรแกรมเพื่อการตรวจสอบ (Audit Trail)

สร้างรายงานเพื่อการบริหารธุรกิจก่อสร้างให้คุณโดยอัตโนมัติ

  • รายงาน 9 ตัว เพื่อการบริหารธุรกิจก่อสร้าง สำหรับระดับบริหาร ระดับผู้จัดการ และ ระดับปฎิบัติการ ดูรายละเอียดรายงาน
  • ใช้ข้อมูล Real Time ในการประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที ทันต่อสถานการณ์
  • เรียกดูรายงานผ่านเว็บไซต์ ได้จากทุกอุปกรณ์
  • Export รายงานทุกตัว เป็น Excel เพื่อนำไปประยุกต์ใช้งานได้
  • Export รายงานทุกตัว เป็น .pdf, .csv, .rtf, .xps และ .tiff
  • เลือกโครงการ กำหนดช่วงเวลาที่จะพิมพ์รายงานได้

ทำงานร่วมกัน กับทีมงาน

  • เพิ่มทีมงาน ร่วมทำงานในระบบเดียวกันได้ไม่จำกัด
  • กำหนดขอบเขตการทำงานได้ เช่น อนุญาติให้สร้างใบสั่งซื้อ แต่ไม่ให้อนุมัติใบสั่งซื้อ หรือ เรียกดูรายงานบางตัว
  • แสดงความคิดเห็นท้ายเอกสาร แท็กคนที่เกี่ยวข้อง

ความปลอดภัย – ข้อมูลของคุณ เราดูแลให้ดีที่สุด

  • ระบบรักษาความปลอดภัย แบบ SSL
    SSL ย่อมาจาก Secure Socket Layer คือ เครื่องหมายรับรองความปลอดภัยทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และความมั่นใจในความปลอดภัย ให้ผู้ใช้งานเว็บไซต์ ซึ่งระบบ SSL จะทำให้ การรับ – ส่งข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลเอกสาร รหัสผ่านต่าง ๆ ไม่ถูกเปิดเผย หรือถูกขโมยได้ สร้างความปลอดภัยให้กับผู้ใช้งาน สังเกตุ ตัวหนังสือ https และเครื่องหมายแม่กุญแจสีเขียว บิลค์ ใช้ระบบ SSL แบบเดียวกับเว็บไซต์ชั้นนำ
  • รหัสผ่าน
    ตั้งรหัสผ่านของคุณเอง มีระบบล๊อคบัญชี และแจ้งเตือนทางอีเมล ถ้าหากมีการพยายามเข้าระบบ โดยใส่รหัสผ่านผิด เกิน 5 ครั้ง เพื่อป้องกันกรณีบุคคลอื่นต้องการขโมยบัญชีของคุณ คุณสามารถปลดล๊อคได้ด้วยตนเอง ทางอีเมลข้อมูลของกิจการ คนอื่นไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ เอกสารภายในกิจการของคุณถูกเข้ารหัสในฐานข้อมูลและเรียกดูได้ผ่านโปรแกรม ไม่ได้เก็บข้อมูลเป็นไฟล์ ป้องกันการคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต บันทึกซ้ำ และไฟล์เสีย
  • สิทธิการใช้งาน
    กำหนดสิทธิพนักงานที่เกี่ยวข้อง ให้เข้าถึงข้อมูลในส่วนที่ต้องรับผืดชอบเท่านั้น ผู้บริหารสามารถกำหนดและเปลี่ยนเเปลงสิทธิการใช้งาน และการดูรายงานเองได้ เมื่อพนักงานลาออก ผู้บริหารสามารถลบชื่อออกจากกิจการได้ พนักงานคนนั้นจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของกิจการได้อีก
  • เซิร์ฟเวอร์และระบบสำรองข้อมูล
    บิลค์ ให้บริการบนระบบคลาวด์ของ Amazon ผู้ให้บริการคลาวด์ชั้นนำของโลก รองรับการขยายตัวของผู้ใช้ และมีระบบเซิร์ฟเวอร์สำรอง กรณีฉุกเฉิน เพิ่มความมั่นใจด้วยระบบการสำรองข้อมูล (Backup) และระบบติดตามปัญหาการใช้งาน
  • ต้นทุนตรวจสอบได้
    เอกสารสำคัญด้านต้นทุน มีประวัติเอกสารเพื่อการตรวจสอบ ไม่สามารถลบออกจากระบบได้ (ทำได้เพียงยกเลิกเอกสารเท่านั้น เอกสาด้านต้นทุนทุกรายการจะยังอยู่ในระบบ) เนื่องจากเอกสารใบสั่งซื้อ ที่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิก จะส่งผลต่อต้นทุนโครงการของคุณ เพื่อให้เห็นข้อมูลต้นทุนโครงการที่แท้จริง การทำงานจึงต้องติดตามตรวจสอบได้
  • ทีมโปรแกรมเมอร์ ของ BUILK
    โปรแกรมเมอร์ผู้แข็งแกร่ง คอยพัฒนาโปรแกรมดีๆ ดูแลระบบและข้อมูลสำคัญของคุณ ให้คุณทำงานก่อสร้างอย่างสบายใจ เพราะคุณมีทีมพัฒนาระบบมืออาชีพ ที่มุ่งมั่นพัฒนาระบบบริหารธุรกิจก่อสร้าง SMEs

การสมัครสมาชิกและเริ่มใช้งาน

การเข้าใช้งาน BUILK โปรแกรมควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ที่ให้ใช้งานฟรีได้นั้น จำเป็นต้องสมัครเป็นสมาชิกเสียก่อน โดยการเริ่มใช้งานนั้นประกอบด้วย 2 ขั้นตอนดังนี้

            ในแต่ละกิจการนั้นจะมีโครงการหลายๆโครงการ ซึ่งในแต่ละโครงการนั้นจะมีทั้งต้นทุนที่เกิดขึ้นในทุกๆวันและรายรับที่เกิดจากเงินงวด โดยท่านสามารถนำกระแสเงินทั้ง 2 ส่วนนี้มากรอกลงใน BUILK Cost Control ที่สามารถออกเอกสารให้ได้ทดแทนการใช้งาน Excel หรือ กระดาษ ที่ต้องเก็บไฟล์หรือเอกสารไว้ทุกชิ้น และสามารถเรียกดูรายการต่างๆได้ตลอดเวลา ทำให้ท่านสามารถเห็นกระแสเงิน กำไร และต้นทุนแท้จริงของโครงการได้

จากขั้นตอนการทำงานจากรูปด้านบนจะสังเกตุได้ว่ามีทั้งขั้นตอนที่อยู่ในกรอบที่เป็นเส้นทึบและเส้นประ ซึ่งขั้นตอนที่อยู่ในกรอบเส้นทึบคือขั้นตอนที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ ทั้งนี้ท่านสามารถลดขั้นตอนการทำงานบางขั้นตอนในส่วนที่เป็นขั้นตอนที่เป็นกรอบเส้นประเพื่อให้เหมาะสมกับกิจการของท่านได้

ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยน Workflow ได้ตามขนาดองค์กร ศึกษาเพิ่มเติม คลิก

 

การควบคุมต้นทุนก่อสร้างผ่าน BUILK Cost Control

จากเวิร์คโฟว์การทำงานด้านบนนั้นมีวิธีการใช้งานในแต่ละขั้นตอน ดังนี้

0. เลือก Cost Code ให้เหมาะกับกิจการ

—————-ส่วนการวางแผน—————-

1. สร้างโครงการ พร้อมกำหนดแผน

——————————————————–

 

————ส่วนระหว่างการก่อสร้าง————

2. เทียบราคาง่ายๆ ด้วยฟีเจอร์ “ขอราคา 3. รับรู้ต้นทุนโครงการที่แท้จริงด้วยการ “บันทึกต้นทุน 4. สร้างใบแจ้งหนี้ เพื่อบันทึกรายรับ

——————————————————–

 

——————ส่วนการวัดผล——————

5. รับรู้การเคลื่อนไหวในหน้า “แผงบริหาร 6. วัดผลการทำงานด้วย “รายงาน

——————————————————–

หน้า List Manager เปรียบเสมือนบอร์ดข้อมูลของกิจการซึ่งประกอบไปด้วย 3 ส่วนได้แก่ “ทีมงาน” “ลูกค้า” และ “ผู้ขาย”

วิธีการเชิญทีมงาน

โปรแกรมบิลค์เราสามารถเชิญทีมงานในบริษัท เข้ามาทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ โดยผ่าน E-Mail ที่แต่ละคนได้สมัครไว้ ทุกคนจะเห็นข้อมูลล่าสุดพร้อมกัน อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์และความสามารถของแต่ละตำแหน่งได้ เช่น ผู้บริหาร, ผู้จัดการโครงการ, จัดซื้อ, บัญชี ว่าสามารถทำอะไรและเข้าถึงอะไรได้บ้าง โดยจะทำผ่านเมนู List Manager เป็นเมนูไว้จัดการรายชื่อทุกอย่างในบริษัท จะมีทั้งหมด 3 รายชื่อ คือ ทีมงาน, ผู้ขาย, ลูกค้า

1.เข้าเมนู List Manager  และคลิกที่ “เพิ่มรายชื่อพนักงาน”

2.กรอกชื่อ อีเมล และตำแหน่งงาน

3.เลือกเปิดโมดูลที่จะให้ทีมงานสามารถทำงานได้

**โมดูลขั้นต่ำที่ควรเปิดคือ Cost Control กับ List Manager

4.ขั้นตอนสุดท้าย คือ กำหนดสิทธิ์การใช้งานในแต่ละโมดูลที่เราเปิดให้กับทีมงาน เลื่อนสิทธิ์ได้ตามความเหมาะสม แต่ละตำแหน่งจะมีรายละเอียดบอกว่าสามารถทำอะไรได้บ้าง

เมื่อเสร็จ 3 ขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว ระบบจะขึ้นรายชื่อดังนี้สามารถเช็คได้จากสถานะ ถ้าขึ้นว่า“รออนุมัติ”แสดงว่าทีมงานคนนั้นสมัครสมาชิกในระบบบิลค์เรียบร้อยแล้ว เมื่อล็อกอินใหม่ก็พร้อมทำงานในบริษัทเดียวกันได้เลย แต่หากสถานะขึ้นว่า “ยังไม่ได้ลงทะเบียน” จะต้องให้ทีมงานสมัครสมาชิกในระบบบิลค์ก่อน

***หากไม่เป็นไปตาม 2 กรณี นี้ แนะนำว่าให้ตรวจสอบอีเมลอีกรอบนึง หากแน่ใจว่าเชิญถูกต้องแล้วแต่ไม่ขึ้นอะไรหรือทีมงานยังไม่เข้าในบริษัทเดียวกัน สามารถแจ้งปัญหาในช่องแชทมุมขวาล่างได้เลยครับ

ในการสร้างเอกสารต่างๆในโปรแกรม BUILK Cost Control นั้น หากมีช่องที่ให้ใส่ลูกค้าหรือผู้ขาย เช่น หน้าสร้างโครงการที่ให้ใส่ลูกค้า หรือหน้าสร้างใบสั่งซื้อที่ให้กำหนดผู้ขาย ผู้ใช้งานสามารถสร้างข้อมูลขึ้นได้จากหน้านั้นๆเลย จากนั้นระบบจะจดจำข้อมูลที่ใส่ไว้ในหน้า List Manager ให้อัตโนมัติ

การสร้างข้อมูลลูกค้าและผู้ขาย

หากต้องการสร้างข้อมูลของลูกค้าหรือผู้ขายขึ้นมาใหมนั้น สามารถทำได้โดยขั้นตอนดังนี้

1. เลือกหัวข้อผู้ขาย/ลูกค้า

2. คลิกเพิ่มรายชื่อผู้ขาย/ลูกค้า

3. ใส่ข้อมูลที่ต้องการจากนั้นกด “บันทึก”

การแก้ไขข้อมูลลูกค้าและผู้ขาย

1. เลือกผู้ขาย/ลูกค้าที่ต้องการแก้ไขข้อมูล

2. กด “แก้ไข”

3. แก้ไขข้อมูลที่ต้องการจากนั้นกด “บันทึก”

**ทั้งนี้ เอกสารใดๆก็ตามที่เคยสร้าง ใช้ข้อมูลข้อมูลลูกค้าและผู้ขายที่ได้แก้ไขก่อนหน้าจะแก้ไขข้อมูลจะไม่เปลี่ยนตาม

เพราะการใช้ข้อมูลลูกค้าและผู้ขายนั้นเปรียบเสมือนการดึงเอาข้อมูลที่มีอยู่ไปใส่ลงในเอกสาร การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นบนบอร์ดจะไม่มีผลต่อข้อมูลที่กรอกลงเอกสารไปแล้ว

แบบฟอร์ม การแปลง BOQ เป็น CBS (Cost Breakdown Structure) เพื่อมาควบคุมต้นทุนในบิลค์ได้ง่ายๆ

                                                         

แบบฟอร์มเปล่า                                 แบบมีตัวอย่าง

แบบฟอร์ม ใบขอซื้อของบิลค์ที่จะช่วยให้หน้างานกับออฟฟิศทำงานกันสนุก และง่ายขึ้นกว่าเดิม

                                                 

ใบขอซื้อ (PR)

แผนผังการวางระบบที่ออฟฟิศของคุณ กำหนดหน้าที่ในบิลค์ของแต่ละคนว่าทำอะไร

                                                 

แผนผังการวางระบบ