คู่มือเริ่มต้นการใช้งาน Builk Cost Control

โปรแกรม BUILK Cost Control
สมัครสมาชิกเพื่อเริ่มใช้งาน
สร้างกิจการ ของท่านเองได้ง่ายๆ
"Cost Control" ควบคุมต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ
1. เลือก Cost Code ให้เหมาะสม ก่อนเริ่มโครงการ
2. สร้างโครงการ พร้อมกำหนดแผน
3. รับรู้ต้นทุนโครงการที่แท้จริงด้วยการ “บันทึกต้นทุน”
- การสร้างใบบันทึกต้นทุน
- จัดสรรต้นทุน
- อนุมัติและพิมพ์ใบสั่งซื้อ
6. สร้างใบแจ้งหนี้ เพื่อบันทึกรายรับ
7. เชิญทีมงาน เข้ามาทำงานร่วมกัน
8. รายงาน
ดาวน์โหลด เอกสารและไฟล์ต่างๆ

โปรแกรม ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ที่ช่วยให้คุณทำงานอย่างเป็นระบบ

ประหยัดเวลางานเอกสาร ไม่ต้องลงโปรแกรม ใช้ฟรี -ทำไมฟรี – ครอบคลุมงาน ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ทั้งระบบ ตั้งแต่ขั้นวางแผน บันทึกต้นทุนโครงการ ค่าแรง ค่าใช้จ่ายทุกชนิด ไปจนถึง ประมวลผลสร้างรายงานต้นทุนให้อัตโนมัติ สามารถทำงานร่วมกันกับทีมงานผ่านเว็บไซต์ ดูข้อมูลแบบ Real Time ได้ทุกที่ ทุกเวลา ออกแบบโดยผู้มีประสบการณ์ทำงานรับเหมาก่อสร้าง เหมาะกับธุรกิจรับเหมา-เจ้าของโครงการก่อสร้าง SMEs เรียนรู้การใช้งานด้วยตัวเองได้จาก คู่มือการใช้งาน โปรแกรมก่อสร้าง ออนไลน์

 

คุณสมบัติ BUILK Cost Control โปรแกรม ควบคุมต้นทุนก่อสร้าง

ออกแบบ โดยคนก่อสร้างตัวจริง

  • กระบวนการทำงาน (Workflow) ที่ใช้งานได้จริง สำหรับธุรกิจก่อสร้าง SMEs
  • ระบบควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ใช้ควบคู่กับ โปรแกรมบัญชี หรือ บริการทำบัญชีโดยสำนักงานบัญชี
  • ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี ผู้ใช้ไม่ต้องอาศัยความรู้ด้านบัญชี ใช้เพียงหลักการควบคุมต้นทุนเบื้องต้น
  • ระบบที่ยืดหยุ่นในการทำงาน แต่รัดกุมในการติดตามต้นทุน
  • เน้นความเร็ว รับรู้ข้อมูลเรียลไทม์ เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็ว
  • เข้าใจข้อจำกัด ด้านต้นทุน เวลา และทรัพยากรของธุรกิจก่อสร้าง SMEs
  • ใช้ระบบ Cost Breakdown Structure ไม่ใช้ BOQ เป็นงบประมาณควบคุมต้นทุน
  • ติดตาม กำไร/ขาดทุน ของโครงการ และผลประกอบการของธุรกิจก่อสร้างได้
  • มีระบบแจ้งเตือนกระแสเงินสดออก ช่วยให้บริหารกระแสเงินสดได้ง่ายขึ้น

 

สะดวก และ ปลอดภัย ในการใช้งาน

  • ใช้งานออนไลน์ เข้าใช้โปรแกรมได้จากทุกเครื่อง โดยใช้อีเมล และรหัสผ่านเข้าระบบ
  • ไม่ต้องลงโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ พร้อมใช้ทันที ป้องกันความเสี่ยงเรื่อง ไฟล์เสีย ติดไวรัส หรือ อุปกรณ์ไอทีเสียหาย
  • อัพเดทโปรแกรมออนไลน์ ทันสมัย ตลอดเวลา
  • ดูข้อมูลเคลื่อนไหวต้นทุนแบบ Real Time
  • ทำงานจากที่ไหนก็ได้ คล่องตัว ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ
  • รองรับสมาร์ทโฟน และ แท็บเล็ต โดยปรับเปลี่ยนการแสดงผลตามขนาดหน้าจอ (Responsive)

 

ตั้งค่าการใช้งานให้เหมาะกับธุรกิจ และ ผู้ใช้

  • เลือกชุดรหัสต้นทุนมาตรฐาน หรือ ซื้อรหัสต้นทุนเฉพาะกิจการของคุณเอง
    ดูรหัสต้นทุนก่อสร้าง 5 ประเภท สำหรับธุรกิจ SMEs
  • กำหนดภาษาเอกสาร ในแบบฟอร์มที่ใช้พิมพ์ เป็นภาษา ไทย หรือ อังกฤษ
  • กำหนดภาษาแสดงผล รายบุคคล ได้แก่ ไทย อังกฤษ อินโดนีเซีย เมียนมา หรือ กัมพูชา
  • รองรับการทำงานหลายกิจการ

 

แบบฟอร์มสำเร็จรูป

  • ฟอร์มกรอกข้อมูลการวางแผนต้นทุน แบ่งตามรหัสต้นทุน
  • แบบฟอร์มเอกสารสำหรับธุรกิจก่อสร้าง ได้แก่ ใบขอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้
  • Export เอกสารเป็น Excel นำไปประยุกต์ใช้งานได้
  • Export แบบฟอร์มต่างๆ เป็น .pdf, .csv, .rtf, .xps และ .tiff
  • ส่งใบขอราคา และ ใบสั่งซื้อ ถึงผู้ขาย ได้ทางอีเมล
  • เก็บบันทึกประวัติการใช้งานของผู้ใช้โปรแกรมเพื่อการตรวจสอบ (Audit Trail)

 

สร้างรายงานเพื่อการบริหารธุรกิจก่อสร้างให้คุณโดยอัตโนมัติ

  • รายงาน 9 ตัว เพื่อการบริหารธุรกิจก่อสร้าง สำหรับระดับบริหาร ระดับผู้จัดการ และ ระดับปฎิบัติการ ดูรายละเอียดรายงาน
  • ใช้ข้อมูล Real Time ในการประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที ทันต่อสถานการณ์
  • เรียกดูรายงานผ่านเว็บไซต์ ได้จากทุกอุปกรณ์
  • Export รายงานทุกตัว เป็น Excel เพื่อนำไปประยุกต์ใช้งานได้
  • Export รายงานทุกตัว เป็น .pdf, .csv, .rtf, .xps และ .tiff
  • เลือกโครงการ กำหนดช่วงเวลาที่จะพิมพ์รายงานได้

 

ทำงานร่วมกัน กับทีมงาน

  • เพิ่มทีมงาน ร่วมทำงานในระบบเดียวกันได้ไม่จำกัด
  • กำหนดขอบเขตการทำงานได้ เช่น อนุญาติให้สร้างใบสั่งซื้อ แต่ไม่ให้อนุมัติใบสั่งซื้อ หรือ เรียกดูรายงานบางตัว
  • แสดงความคิดเห็นท้ายเอกสาร แท็กคนที่เกี่ยวข้อง

 

ความปลอดภัย – ข้อมูลของคุณ เราดูแลให้ดีที่สุด
ปลอดภัยมากกว่าการเก็บข้อมูลเป็นไฟล์ไว้ที่ออฟฟิศของคุณ เพราะ เรามี

  • ระบบรักษาความปลอดภัย แบบ SSL
    SSL ย่อมาจาก Secure Socket Layer คือ เครื่องหมายรับรองความปลอดภัยทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และความมั่นใจในความปลอดภัย ให้ผู้ใช้งานเว็บไซต์ ซึ่งระบบ SSL จะทำให้ การรับ – ส่งข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลเอกสาร รหัสผ่านต่าง ๆ ไม่ถูกเปิดเผย หรือถูกขโมยได้ สร้างความปลอดภัยให้กับผู้ใช้งาน สังเกตุ ตัวหนังสือ https และเครื่องหมายแม่กุญแจสีเขียว บิลค์ ใช้ระบบ SSL แบบเดียวกับเว็บไซต์ชั้นนำ 
  • รหัสผ่าน
    ตั้งรหัสผ่านของคุณเอง มีระบบล๊อคบัญชี และแจ้งเตือนทางอีเมล ถ้าหากมีการพยายามเข้าระบบ โดยใส่รหัสผ่านผิด เกิน 5 ครั้ง เพื่อป้องกันกรณีบุคคลอื่นต้องการขโมยบัญชีของคุณ คุณสามารถปลดล๊อคได้ด้วยตนเอง ทางอีเมลข้อมูลของกิจการ คนอื่นไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ เอกสารภายในกิจการของคุณถูกเข้ารหัสในฐานข้อมูลและเรียกดูได้ผ่านโปรแกรม ไม่ได้เก็บข้อมูลเป็นไฟล์ ป้องกันการคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต บันทึกซ้ำ และไฟล์เสีย 
  • สิทธิการใช้งาน
    กำหนดสิทธิพนักงานที่เกี่ยวข้อง ให้เข้าถึงข้อมูลในส่วนที่ต้องรับผืดชอบเท่านั้น ผู้บริหารสามารถกำหนดและเปลี่ยนเเปลงสิทธิการใช้งาน และการดูรายงานเองได้ เมื่อพนักงานลาออก ผู้บริหารสามารถลบชื่อออกจากกิจการได้ พนักงานคนนั้นจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของกิจการได้อีก 
  • เซิร์ฟเวอร์และระบบสำรองข้อมูล
    บิลค์ ให้บริการบนระบบคลาวด์ของ Amazon ผู้ให้บริการคลาวด์ชั้นนำของโลก รองรับการขยายตัวของผู้ใช้ และมีระบบเซิร์ฟเวอร์สำรอง กรณีฉุกเฉิน เพิ่มความมั่นใจด้วยระบบการสำรองข้อมูล (Backup) และระบบติดตามปัญหาการใช้งาน 
  • ต้นทุนตรวจสอบได้
    เอกสารสำคัญด้านต้นทุน มีประวัติเอกสารเพื่อการตรวจสอบ ไม่สามารถลบออกจากระบบได้ (ทำได้เพียงยกเลิกเอกสารเท่านั้น เอกสาด้านต้นทุนทุกรายการจะยังอยู่ในระบบ) เนื่องจากเอกสารใบสั่งซื้อ ที่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิก จะส่งผลต่อต้นทุนโครงการของคุณ เพื่อให้เห็นข้อมูลต้นทุนโครงการที่แท้จริง การทำงานจึงต้องติดตามตรวจสอบได้ 
  • ทีมโปรแกรมเมอร์ ของ BUILK
    โปรแกรมเมอร์ผู้แข็งแกร่ง คอยพัฒนาโปรแกรมดีๆ ดูแลระบบและข้อมูลสำคัญของคุณ ให้คุณทำงานก่อสร้างอย่างสบายใจ เพราะคุณมีทีมพัฒนาระบบมืออาชีพ ที่มุ่งมั่นพัฒนาระบบบริหารธุรกิจก่อสร้าง SMEs

 

 

ขั้นตอนการสมัครสมาชิก

สมัครสมาชิก เพื่อใช้ โปรแกรมควบคุมต้นทุนก่อสร้าง BUILK Cost Control ผ่านเว็บไซต์ฟรี ไม่มีข้อจำกัด

1. กรอกอีเมลที่ต้องการใช้งานในการสมัครสมาชิก

สามารถใช้อีเมลใดก็ได้ในการสมัคร  @gmail, @hotmail หรือ@mailของบริษัท

คำถามที่พบบ่อย : ใช้อีเมลส่วนตัวหรืออีเมลทำงานสมัคร ?
ตอบ : แนะนำว่าให้ใช้เมลที่ทำงานอยู่ทุกวัน เพราะระบบ Builk จะมีการแจ้งเตือนเรื่องการใช้งานและเอกสาร

 

2. กำหนดรหัสผ่านที่ต้องการใช้

โดยมีจำนวนขั้นต่ำ 6 ตัวอักษร และใช้เฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลขอาราบิคเท่านั้น

 

3. กรอกรหัสผ่านอีกครั้ง

กรอกรหัสผ่านตามที่ได้กรอกไว้ในข้อที่ 2

 

4. ทำเครื่องหมายช่อง “ฉันไม่ใช่โปรแกรมอัตโนมัติ”

ศึกษาเพิ่มเติ่มเกี่ยวกับขั้นตอนนี้ คลิก

 

5. ทำเครื่องหมายเพื่อยอมรับข้อกำหนด

อ่านข้อกำหนดและนโยบายความเป็นส่วนตัว คลิก

 

6. กดปุ่ม “ลงทะเบียนใหม่”

 

7. ยืนยันที่อยู่อีเมลของคุณ

หลังจากที่สมัครสมาชิกเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งข้อความไปให้ในอีเมลที่ใช้สมัคร กด “คลิกที่นี่เพื่อยืนยันที่อยู่อีเมลของคุณ”

หากท่านใดไม่ได้รับอีเมลยืนยันสมัครสมาชิก รบกวนแจ้งทีมงานผ่านช่องแชทมุมขวาล่างเพื่อรับความช่วยเหลือ  หรือติดต่อมาที่เบอร์โทร 063-2271114

 

8. กรอกข้อมูลรายละเอียดผู้ใช้งาน

หลังจากที่กดยืนยันอีเมลแล้วระบบจะนำท่านมาสู่หน้าให้กรอกข้อมูลรายละเอียดผู้ใช้งาน

 

9. กดปุ่ม “ถัดไป”

แนวคิดในการทำงาน

เนื่องจากในงานก่อสร้างนั้นจะบริหารงานเป็นโครงการของแต่ละกิจการ ซึ่งในแต่ละกิจการนั้นจะมีผู้ใช้งานหลายท่านมาร่วมด้วยช่วยกันทำงานในกิจการ

 

ซึ่งผู้ใช้งานแต่ละท่านนั้นสามารถร่วมทำงานหรือเข้าร่วมกิจการได้ในหลายๆกิจการ

 

ในการใช้งานโปรแกรม BUILK Cost control นั้น ผู้ใช้งานทุกท่านจำเป็นต้องอยู่ในกิจการใดกิจการหนึ่ง ซึ่งผู้ใช้งานแต่ละท่านอาจจะมีตำแหน่งแตกต่างกันไปในแต่ละกิจการได้

ทั้งนี้ หากผู้ใช้งานท่านใดยังไม่ได้เข้าร่วมกิจการใดๆ ระบบจะให้ท่านสร้างกิจการของตัวท่านเองในระบบก่อน โดยมีขั้นตอนการสร้างกิจการดังนี้

(ในกรณีที่มีผู้ใช้งานท่านอื่นชวนเข้ากิจการแล้ว ระบบจะข้ามขั้นตอนเหล่านี้ไปให้อัตโนมัติ)

 

ขั้นตอนการสร้างกิจการ

1. หลังจากกดปุ่มถัดไปในหน้า “ข้อมูลรายละเอียดผู้ใช้งาน” แล้ว ระบบจะพาท่านมายังหน้าสร้างกิจการ

2. ใส่รายละเอียดกิจการ โดยช่อง “ตั้งชื่อเว็บไซต์” จะเป็นชื่อเว็บไซต์ของบริษัท (Company Profile) ที่ BUILK จะสร้างให้อัตโนมัติ ดังตัวอย่างในช่องด้านล่าง

3. หลังจากที่สมัครเรียบร้อยเสร็จแล้ว ระบบจะพาไปหน้าสร้าง สินค้า/ผลงาน สมาชิกสามารถกดข้ามขั้นตอนไปก่อนได้ครับ

ในแต่ละกิจการนั้นจะมีโครงการหลายๆโครงการ ซึ่งในแต่ละโครงการนั้นจะมีทั้งต้นทุนที่เกิดขึ้นในทุกๆวันและรายรับที่เกิดจากเงินงวด โดยท่านสามารถนำกระแสเงินทั้ง 2 ส่วนนี้มากรอกลงใน BUILK Cost Control ที่สามารถออกเอกสารให้ได้ทดแทนการใช้งาน Excel หรือ กระดาษ ที่ต้องเก็บไฟล์หรือเอกสารไว้ทุกชิ้น และสามารถเรียกดูรายการต่างๆได้ตลอดเวลา ทำให้ท่านสามารถเห็นกระแสเงิน กำไร และต้นทุนแท้จริงของโครงการได้

 

จากขั้นตอนการทำงานจากรูปด้านบนจะสังเกตุได้ว่ามีทั้งขั้นตอนที่อยู่ในกรอบที่เป็นเส้นทึบและเส้นประ ซึ่งขั้นตอนที่อยู่ในกรอบเส้นทึบคือขั้นตอนที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ ทั้งนี้ท่านสามารถลดขั้นตอนการทำงานบางขั้นตอนในส่วนที่เป็นขั้นตอนที่เป็นกรอบเส้นประเพื่อให้เหมาะสมกับกิจการของท่านได้

วิธีการเปลี่ยน Cost Code ให้เข้ากับโครงการ

Cost Code ของบิลค์มีทั้งหมด 5 (+1) ชุด ได้แก่ ผู้รับเหมาทั่วไป ,ผู้รับเหมางานระบบ ,ผู้รับเหมางานตกแต่งภายใน ,ผู้รับเหมาก่อสร้างานหนัก และผู้รับเหมาก่อสร้างงานพิเศษ ส่วนอีก 1 ชุด จะเป็นชุดรหัสต้นทุนเฉพาะกิจการที่สามารถกำหนดขึ้นมาเองได้ (มีค่าใช้จ่าย) 

1.เข้าโมดูล Cost Control เลือกหน้าแผงบริหาร คลิก “รหัสต้นทุน”


 

2.เมื่อเข้ามาหน้าชุดรหัสต้นทุนจะพบกับชุดรหัสที่เราใช้งานอยู่ ด้านล่างจะแสดงว่าชุดรหัสนี้มีหมวดย่อยๆอะไรบ้าง


 


3.เลือกชุดรหัสต้นทุนที่เหมาะกับงานของเรา ซึ่งแต่ละชุดจะมีหมวดย่อยที่แตกต่างกันไป เมื่อเลือกเสร็จเรียบร้อย กดบันทึก  


 
*หมายเหตุ การเปลี่ยนชุดรหัสต้นทุนจะมีผลหลังจากที่เราเปลี่ยนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เมื่อสร้างโครงการใหม่ โครงการนั้นจะเป็นชุดรหัสใหม่ ส่วนโครงการที่เราได้สร้างไปก่อนหน้าที่จะเปลี่ยนนั้น จะเป็นชุดรหัสเดิม(ผู้รับเหมาทั่วไป)
 
สำหรับผู้รับเหมาคนไหนที่มีการรับงานในรูปแบบอื่นๆหรือคิดว่าชุดรหัส 5 ชุด ที่บิลค์มีให้ยังไม่เพียงพอและไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจของท่าน ทางบิลค์มีบริการรหัสต้นทุนเฉพาะกิจการ โดยสามารถเพิ่มได้หมวดละ 99 ตัว รวมทั้งหมด 495 ตัว 

ก่อนเริ่มงานก่อสร้างทุกโครงการ เราต้องมีการ วางแผนโครงการก่อสร้าง และ กำหนดเป้าหมาย ของโครงการอยู่แล้ว ว่าจะต้องสร้างเสร็จภายในระยะเวลาเท่าไหร่ และใช้งบประมาณเท่าใด ทั้งนี้ความละเอียดและเทคนิคที่ใช้วางแผน อาจจะแตกต่างกันในแต่ละโครงการ ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน โดยสามารถเข้าสู่หน้าสร้างโครการได้ตามรูปด้านล่าง

 

 

การสร้างโครงการมีขั้นตอน 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ข้อมูลโครงการ : ข้อมูลรายละเอียดและมูลค่าสัญญาของโครงการ

โครงการ : ชื่อโครงการ

ชื่อลูกค้า : ชื่อเจ้าของกิจการ (หากยังไม่มีให้เลือกสามารถพิมพ์เพื่อสร้างใหม่ได้เลย)

ประเภทโครงการ : กำหนดตามโครงการ

มูลค่าสัญญาไม่รวม VAT : มูลค่าสัญญางานก่อสร้าง แบบไม่รวม VAT

VAT : ถ้าโครงการมี VAT ให้คลิกปุ่ม VAT แต่สำหรับงานที่ไม่มี VAT ไม่จำเป็นต้องกด

ประเทศ : ประเทศที่รับงานโครงการนั้นๆ

จังหวัด : จังหวัดที่รับงานโครงการนั้นๆ

ที่อยู่ :  ที่อยู่ของโครงการ ในส่วนนี้จะเป็นข้อมูลที่อยู่จัดส่งบนเอกสาร PO แบบอัตโนมัติ (สามารถแก้ไขในแต่ละใบได้)

วันที่เริ่มต้น : วันที่เริ่มต้นในสัญญาของโครงการ

วันที่สิ้นสุด : วันที่สิ้นสุดในสัญญาของโครงการ

รายละเอียด : ข้อความหรือสิ่งที่ต้องการบันทึกไว้ (กรอก/ไม่กรอกก็ได้)

ผู้รับผิดชอบโครงการ : ผู้รับผิดชอบโครงการจะขึ้นเป็นชื่อผู้ติดต่อบนเอกสาร PO แบบอัตโนมัติ (ปรับเปลี่ยนแก้ไขเป็นใบๆได้)

ในส่วน “ข้อมูลลูกค้า” ด้านล่างนี้เป็นข้อมูลที่บริษัทเราจะเอาไว้ติดต่อลูกค้า, ผู้ที่เกี่ยวข้อง, เลขที่บัญชี ฯลฯ โดยที่ระบบจะนำข้อมูลเข้าไปอยู่ในเมนู List manager

 

 

2. แผนต้นทุนโครงการ : กำหนดแผนต้นทุนโครงการทั้ง 5 หมวด (สามารถข้ามไปก่อนได้)

เพื่อความเข้าใจที่ง่ายขึ้นจะขอเปรียบเทียบให้การควบคุมต้นทุนนั้นเป็นดั่งน้ำในถังที่กำลังไหลออกออกจากถังน้ำ โดยจะแทนค่าสมการดังนี้

ถังน้ำ = โครงการก่อสร้างที่ในแต่ละโครงการจะมีทรัพยากรในจัดการอยู่อย่างจำกัด

น้ำ = แผนต้นทุนโครงการ (Budget) หรือจำนวนเงินที่ต้องการใช้ในโครงการนี้ ซึ่งจะมีปริมาณน้อยหรือมากนั้นแล้วแต่จะกำหนด

น้ำไหล = ต้นทุนของโครงการที่ไหลออกจากถังทุกๆวัน ทำให้เงินที่เหลือในโครงการเหลือน้อยลงเรื่อยๆ

โดยในแต่ละโครงการนั้นจะมีการแบ่งประเภทของถังน้ำออกเป็น 5 ถัง ดังนี้

 

กลับมาที่หน้าวางแผนต้นทุนโครงการ จะพบกับหน้าตาการกำหนดแผนต้นทุนโครงการดังรูป

 

สามารถกำหนดแผนต้นทุนได้โดยใส่ในช่อง “จำนวนเงิน” ส่วนในช่อง “รายละเอียด” นั้นเพื่อกรอกหมายเหตุของรหัสนั้นๆ

จะเห็นว่าประเภทของต้นทุนนั้นจะเหมาะสมกับงานประเภทก่อสร้างทั่วไป หากท่านต้องการเปลี่ยนประเภทให้เหมาะกับงานก่อสร้าง เช่นงานตกแต่งภายใน งานระบบ หรือก่อสร้างหนัก สามารถทำได้ตามขั้นตอนในหน้านี้ —> คลิกเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

 

 

3. แผนรายรับโครงการ : สร้างแผนรับเงิน, สัญญารับเงินตามงวด (สามารถข้ามไปก่อนได้)

เมื่อเข้าสู่หน้าแผนรายรับโครงการแล้ว จะพบกับตารางวางแผนรายรับโครงการดังรูป

รหัส : คือเป็นรหัสงวดงาน สามารถกำหนดเป็นอะไรก็ได้ เช่น 1 2 3 ,101 102 103 , ง101 ง102 ง103

ประเภท : ประเภทเงินที่บริษัทจะได้รับ มี ทั้งหมด 3 ประเภท

                 1.Payment เงินงวดที่จะได้รับ

                 2.Advance เงินที่บริษัทขอเบิกล่วงหน้า,

                 3.Retention เงินประกันผลงานที่เจ้าของจะคืน

รายละเอียด : ข้อมูลรายละเอียดสัญญา, เงื่อนไขในการจ่ายงวดนั้น

จำนวนเงินไม่รวม VAT : จำนวนเงินที่จะได้รับในงวดนั้นๆ ไม่รวม Vat

VAT : VAT ของยอดในงวดนั้นๆ

วันครบกำหนด : วันที่ระบุในสัญญาหรือตกลงกัน

* ตอนสร้างโครงการ ในหน้าแรก(ข้อมูลโครงการ) ถ้าได้ใส่จำนวน Vat  เอาไว้ระบบจะคำนวน Vat ให้อัตโนมัติในหน้าแผนรายรับ

เมื่อวางแผนเสร็จเรียบร้อยให้กด “บันทึก”

น้ำที่กำลังไหลออกจากถังในทุกๆวันนั้นก็เปรียบเสมือนกับต้นทุนของโครงการที่ต้องใช้จ่ายออกไปในทุกๆวันทำให้เงินที่เหลือใช้ในโครงการร่อยหรอลงทุกๆวัน

หากเราไม่มีมิเตอร์วัดน้ำที่ไหลออก สุดท้ายแล้วเราก็จะไม่สามารถทราบได้เลยว่าน้ำที่ไหลออกไปนั้น จริงๆแล้วไหลออกไปเท่าไร ฉะนั้นการติดมิเตอร์วัดต้นทุนที่ใช้จ่ายออกไปจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ

 

ในโปรแกรม BUILK Cost Control นั้น ต้นทุนทุกประเภทจะถูกสร้างจากการสร้างใบสั่งซื้อ โดยมีขั้นตอนการสร้างดังนี้

1. เปิดหน้าสร้างใบสั่งซื้อ : โดยคลิกแถบจัดซื้อ จากนั้นกดปุ่ม สร้างใบสั่งซื้อ

 

2. กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม สร้าง

ปุ่มในการใช้งาน

 : ใช้เมื่อต้นทุนที่เกิดขึ้นเมื่อเอกสารเป็น Non-PO เช่น ค่าน้ำค่าไฟ ค่าน้ำมัน ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ที่เราไม่ต้องเปิด PO ส่งให้กับผู้ขาย

 : ใช้เมื่อต้องการรีบให้ผู้มีสิทธิ์อนุมัติเอกสารใบนี้ ระบบจะส่งอีเมลแจ้งเตือนให้กับคนที่มีสิทธิ์อนุมัติเข้าไปในอีเมล

 : ทำหน้าที่เหมือน Hashtag ใน Facebook หรือ Twitter เพื่อจัดหมวดหมู่ในกับเอกสารใบนี้และทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

 : เมื่อกดปุ่มนี้ ระบบจะบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นและสร้างหน้าเปล่าเพื่อเตรียมการสร้างเอกสารใบใหม่ ใช้ในกรณีที่มีเอกสารที่ต้องการบันทึกจำนวนมาก เพื่อให้รวดเร็วต่อการสร้างเอกสาร

 : เมื่อกดปุ่มนี้ ระบบจะบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นมา

 

3. หลังจากสร้างเสร็จแล้วจะขึ้นหน้าดังรูป

ต้นทุนที่เกิดขึ้นในโครงการจะแบ่งออกเป็นทั้งหมด 5 ประเภท ได้แก่ 1xx ค่าวัสดุสิ้นเปลือง, 2xx ค่าแรงงาน, 3xx ค่าเครื่องมือ, 4xx ค่าจ้างเหมาช่วง และ 5xx ค่าทุนทุนทางอ้อม

ซึ่งในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการใช้งานโปรแกรม นั่นคือการระบุว่าต้นทุนที่กำลังจะใช้นั้นเป็นน้ำที่รั่วออกจากถังน้ำใบใด

เอกสารใดที่ยังไม่ได้จัดสรรต้นทุนจะมีสัญลักษณ์  อยู่ที่รายการเอกสารนั้นๆ

หรือในหน้ารายละเอียดเอกสารจะมีแถบจัดสรรต้นทุนด้านล่างเป็นสีแดง

โดยขั้นตอนการจัดสรร สามารถทำได้ดังนี้

1. คลิกที่แถบจัดสรรต้นทุนด้านล่าง

จะเข้าสู่หน้าจัดสรรต้นทุนดังรูป


ประกอบไปด้วย 3 ส่วนด้วยกัน ดังนี้

1. ข้อมูลใบสั่งซื้อและแถบบอก % ที่ได้จัดสรรเรียบร้อยแล้ว

2. รายการต้นทุนที่ต้องจัดสรร

3. ช่องระบุการจัดสรรของรายการที่เลือกไปยังรหัสต้นทุนที่ต้องการ


 

 

2. จัดสรรต้นทุน

โดยจะแบ่งรูปแบบในการจัดสรรออกเป็น 3 รูปแบบดังนี้


1. เลือกรายการที่ต้องการจัดสรร

2. เลือกโครงการที่ใช้ต้นทุนนั้นๆ

3. เลือกรหัสต้นทุนให้ตรงกับประเภทต้นทุนตามรายการที่เลือก

(ในกรณีตัวอย่างนี้เป็นการซื้อวัสดุ จึงใช้รหัส 114 แต่ถ้าหากเป็นเครื่องมือติดตั้งสุขภัณฑ์จะเป็น 314 เป็นต้น)

4. กรอกเป็น 100% หรือใส่จำนวนเงินทั้งหมดของรายการ หรือคลิกที่ไม้กายสิทธิ์


 


ใช้ในกรณีที่มีรายการต้นทุนหลายรายการที่นำไปใช้ในประเภทงานเดียวกัน เช่น ซื้อเหล็กข้ออ้อยและเหล็กเส้นกลมมาเพื่อใช้เสริมคอนกรีตโครงสร้าง เป็นต้น

1. คลิกเพื่อทำเครื่องหมายหน้ารายการที่ต้องการ

ระบบจะถามว่าต้องการเลือกหลายรายการใช่หรือไม่ ให้ตอบ “ตกลง”

2. เลือกโครงการ > เลือกรหัสต้นทุน > กรอกจำนวนที่ต้องการจัดสรร เช่นเดียวกับจัดสรรทีละรายการ

3. คลิกที่ปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อยืนยันการจัดสรรนี้


 


เป็นวิธีการที่ใช้เมื่อรายการต้นทุนนั้นไม่ได้ใช้ในงานประเภทเดียวหรือโครงการเดียว เช่น ซื้อไม้อัดมาใช้เป็นไม้แบบหล่อคอนกรีตและใช้กับงานตกแต่งด้วย หรือจ่ายค่าแรงช่างที่ทำงานในหลายประเภทงานในรอบการจ่ายนั้นๆ เป็นต้น โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกรายการที่ต้องการจัดสรร

2. เลือกโครงการและรหัสต้นทุนที่ต้องการ

3. กรอกยอดที่ต้องการจัดสรรต้นทุนนั้นๆ เป็น % หรือยอดจำนวนเงิน

4. คลิกเพิ่มแถวใหม่ เพื่อเพิ่มแถวในการแบ่งจัดสรร

5. เลือกโครงการและรหัสต้นทุนที่ต้องการและกรอกยอดที่ต้องการจัดสรรต้นทุน


 

3. หลังจากจัดสรรเสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก” ด้านล่างเพื่อบันทึกการจัดสรรครั้งนั้น

 

4. เมื่อบันทึกเสร็จสิ้นระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดใบสั่งซื้อ

ซึ่งจะแสดงให้เห็นตารางต้นทุนคงเหลือมีเงินคงเหลืออยู่มากน้อยเพียงใดเพื่อเป็นตัวช่วยก่อนการตัดสินใจใช้จ่าย

ซึ่งในกรณีตัวอย่างนี้ได้วางแผนต้นทุนไว้น้อยกว่ายอดที่สั่งซื้อ ทำให้ยอดเงินคงเหลือนั้นติดลบ

 

5. ข้อควรรู้ของการจัดสรรต้นทุน

จัดสรรให้ครบ 100%

ระบบจะลงบันทึกต้นทุนเข้าโครงการก็ต่อเมื่อใบสั่งซื้อถูกจัดสรรครบถ้วน 100% และ อนุมัติแล้วเท่านั้น คุณสามารถตรวจว่าจัดสรรครบหรือยังที่หน้าจัดสรรต้นทุน โดยให้ทุกรายการในกรอบด้านซ้าย และ แถบแสดงความคืบหน้าการจัดสรร ให้เป็น 100%

จัดสรรผิด กลับมาจัดสรรใหม่ได้

ถ้าหากเปลี่ยนแปลงการใช้วัสดุหรือย้ายไปใช้ไซต์งานอื่น คุณสามารถกลับมาแก้ไขการจัดสรรได้ใหม่ด้วยวิธีเดิมได้อีก แม้ใบสั่งซื้อจะได้รับอนุมัติไปแล้ว ระบบจะบันทึกประวัติเอกสารทุกครั้งที่ข้อมูลจัดสรรเปลี่ยนไป ซึ่งประวัติประกอบด้วย ชื่อผู้แก้ไข และ เวลาแก้ไข ทั้งนี้เพื่อความโปร่งใสในการทำงาน

หลังจากสร้างใบสั่งซื้อ เพื่อบันทึกต้นทุนและจัดสรรต้นทุนเพื่อรับรู้ต้นทุนคงเหลือในโครงการเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนต่อมาคือการให้ผู้บริหารหรือผู้มีสิทธิ์กดอนุมัติเอกสารเพื่อเป็นการยืนยันว่าต้นทุนที่สร้างเป็นต้นทุนที่จะเกิดขึ้นจริง

เมื่ออนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว จะสามารถพิมพ์ใบสั่งซื้อใบนั้นๆได้ แต่จะไม่สามารถกลับมาแก้ข้อมูลในใบสั่งซื้อนั้นๆได้อีกต่อไป (การจัดสรรยังสามารถแก้ไขได้)

การอนุมัติเอกสาร

สามารถอนุมัติเอกสารได้โดยเลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการเพื่อเข้าหน้ารายละเอียด จากนั้นเลื่อนมาด้านล่างสุด กด “อนุมัติ”

เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการจากหน้ารายการ
ปุ่มอนุมัติอยู่ด้านล่างสุด

จากนั้นหน้ารายละเอียดใบสั่งซื้อจะเปลี่ยนเป็นดังรูป

การพิมพ์เอกสาร

หลังจากอนุมัติเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะเปิดให้สามารถดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสารได้ โดยมีวิธีการดังนี้

คลิกปุ่ม “เอกสาร” ด้านบนขวามือ

ระบบจะแสดงประเภทเอกสารที่ต้องการให้แสดง 2 รายการได้แก่


ซึ่งใบสั่งซื้อนี้สามารถพิมพ์หรือดาวน์โหลดได้



เอกสารการจัดสรรต้นทุนนี้สามารถพิมพ์หรือดาวน์โหลดได้


วิธีเพิ่มรายรับเข้าโครงการ

เมื่อมีการรับเงินของโครงการ ให้เข้าไปบันทึกที่เมนู “รับเงิน” การบันทึกจะออกเป็นใบแจ้งหนี้ เพื่อนำไปส่งให้ลูกหนี้ ระบบจำนำข้อมูลตรงนี้บันทึกรับรู้เป็นรายได้ของโครงการทันที

1. เมื่อมีข้อมูลโครงการก่อสร้างอยู่แล้วให้ไปที่เมนู รับเงิน คลิกสร้าง ที่มุมขวาบน

2. เลือกโครงการที่คุณจะเรียกเก็บเงิน ระบบจะดึงข้อมูลโครงการที่คุณใส่ไว้แล้วมาให้ เช่น ข้อมูลโครงการ, ชื่อลูกค้า, วันที่ครบกำหนด ซึ่งหมายถึงวันที่เจ้าของโครงการต้องจ่ายเงินให้คุณ ส่วนวันที่รับเงิน ให้กลับมาแก้ไขเมื่อคุณได้รับเงินแล้ว

* หากเราวางแผนรายรับ(ตอนสร้างโครงการ)ไว้อยู่แล้ว แค่เลือกรหัสงวดงาน ระบบก็จะดึงข้อมูลที่วางแผนเอาไว้มาให้ ทั้งรายละเอียด จำนวนเงิน

แต่ถ้าไม่ได้วางแผนรายรับไว้ก็ไม่เป็นไร ให้ใส่รหัสงวดงาน จำนวนเงินตามประเภทเงิน ช่องงวดงานใส่เงินได้ของคุณตามสัญญา และใส่จำนวนเงินมัดจำทีต้องคืน และ เงินประกันผลงานที่ถูกหักไว้ แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ จะคำนวนเงินสุทธิให้อัตโนมัติ เมื่อใส่ข้อมูลอื่นๆ เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน เรียบร้อยแล้วคลิกสร้าง

พิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใน Builk Cost Control อย่างไร

หากต้องการพิมพ์ใบแจ้งหนี้ให้คลิก พิมพ์ ที่มุมขวาบนหลังจากสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว จะเลือกพิมพ์เป็น PDF หรือ Excel ก็ได้ โดยพิมพ์ 2 ใบ ใบแรกให้ผู้จ้าง ใบสำเนาให้ผู้ว่าจ้างเซ็นต์ชื่อแล้วเก็บไว้ที่ตัวคุณเป็นหลักฐานเรียกเก็บเงินเมื่อถึงกำหนดชำระ

 

ใช้ แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน ใน Builk Cost Control อย่างไร

เจ้าของโครงการอาจขอใบเสร็จรับเงินหลังจากจ่ายเงินให้คุณ ใน Builk Cost Control ไม่มี แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน โดยตรง แต่คุณใช้ แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ Export ออกมาเป็นไฟล์ Excel แล้วเปลี่ยนชื่อเอกสาร ด้านบน คุณก็จะได้ใบเสร็จรับเงินแล้ว

วิธีการเชิญทีมงาน

โปรแกรมบิลค์เราสามารถเชิญทีมงานในบริษัท เข้ามาทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ โดยผ่าน E-Mail ที่แต่ละคนได้สมัครไว้ ทุกคนจะเห็นข้อมูลล่าสุดพร้อมกัน อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์และความสามารถของแต่ละตำแหน่งได้ เช่น ผู้บริหาร, ผู้จัดการโครงการ, จัดซื้อ, บัญชี ว่าสามารถทำอะไรและเข้าถึงอะไรได้บ้าง โดยจะทำผ่านเมนู List Manager เป็นเมนูไว้จัดการรายชื่อทุกอย่างในบริษัท จะมีทั้งหมด 3 รายชื่อ คือ ทีมงาน, ผู้ขาย, ลูกค้า

1.เข้าเมนู List Manager  และคลิกที่ “เพิ่มรายชื่อพนักงาน”


 
2.กรอกชื่อ อีเมล และตำแหน่งงาน
 
3.เลือกเปิดโมดูลที่จะให้ทีมงานสามารถทำงานได้

**โมดูลขั้นต่ำที่ควรเปิดคือ Cost Control กับ List Manager


 
4.ขั้นตอนสุดท้ายคือกำหนดสิทธิ์การใช้งานในแต่ละโมดูลที่เราเปิดให้กับทีมงาน เลื่อนสิทธิ์ได้ตามความเหมาะสม แต่ละตำแหน่งจะมีรายละเอียดบอกว่าสามารถทำอะไรได้บ้าง


 
เมื่อเสร็จ 3 ขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว ระบบจะขึ้นรายชื่อดังนี้สามารถเช็คได้จากสถานะ ถ้าขึ้นว่า“รออนุมัติ”แสดงว่าทีมงานคนนั้นสมัครสมาชิกในระบบบิลค์เรียบร้อยแล้ว เมื่อล็อกอินใหม่ก็พร้อมทำงานในบริษัทเดียวกันได้เลย แต่หากสถานะขึ้นว่า “ยังไม่ได้ลงทะเบียน” จะต้องให้ทีมงานสมัครสมาชิกในระบบบิลค์ก่อน

***หากไม่เป็นไปตาม 2 กรณี นี้ แนะนำว่าให้ตรวจสอบอีเมลอีกรอบนึง หากแน่ใจว่าเชิญถูกต้องแล้วแต่ไม่ขึ้นอะไรหรือทีมงานยังไม่เข้าในบริษัทเดียวกัน สามารถแจ้งปัญหาในช่องแชทมุมขวาล่างได้เลยครับ

แบบฟอร์ม การแปลง BOQ เป็น CBS (Cost Breakdown Structure) เพื่อมาควบคุมต้นทุนในบิลค์ได้ง่ายๆ

                                                

             แบบฟอร์มเปล่า                                    แบบมีตัวอย่าง

 

แบบฟอร์ม ใบขอซื้อของบิลค์ที่จะช่วยให้หน้างานกับออฟฟิศทำงานกันสนุกและง่ายขึ้นกว่าเดิม

           

           ใบขอซื้อ (PR)

 

แผนผังการวางระบบที่ออฟฟิศของคุณ กำหนดหน้าที่ในบิลค์ของแต่ละคนว่าทำอะไร

          

       แผนผังการวางระบบ