พอกันที! การเขียนสูตร Excel ทำรายงานต้นทุนก่อสร้าง

แบบนี้ก็ได้เหรอ? ทำรายงานต้นทุนก่อสร้างแบบไม่ต้องเขียนสูตร Excel!? บิลค์จัดให้พร้อมเสิร์ฟ แค่ป้อนข้อมูลลงแบบฟอร์ม เอาไปเลยฟรีๆ รายงานสรุปการดำเนินงาน, รายงานสรุปข้อมูลโครงการ, รายงานต้นทุนโครงการ, รายงานรายรับโครงการ โดยปกติแล้ว หากผู้รับเหมาใช้ Excel ทำรายงานเพื่อบริหารธุรกิจก่อสร้าง คงเจอเหตุการณ์ตามนี้บ้าง

เขียนสูตรนานมาก

บางคนใช้เวลาเรียนรู้กันใหม่ ไล่เปิด Youtube หาวิธีใช้ Excel อยู่นานกว่าจะ PIVOT เป็น บางคนใช้ Excel คล่องอยู่แล้ว พลังเยอะจนนั่งเขียน VBA ได้ แต่ถึงจะพริ้วขนาดไหน คนเราก็พลาดกันได้ พอพลาดก็เสียเวลานั่งหาจุดพลาดแก้สูตรใหม่ 

ไฟล์เยอะแยะไปหมด

SMEs ส่วนมากมีโครงการก่อสร้างหลายโครงการต่อปี ตลอดระยะโครงการเราจ่ายเงินนับครั้งไม่ถ้วน ให้กับหลายคน หลายสิ่ง บางคนอาจแยก 1 โครงการต่อ 1ไฟล์ จ่ายเงิน 1 ครั้งก็ 1 Sheet หรืออาจทำสไตล์ 1 โครงการ 1 โฟลเดอร์ ซื้อ 1 ครั้งก็ 1 ไฟล์ ลองจินตนาการช่วงรวมข้อมูลทำรายงาน ว่าจะวุ่นและใช้เวลาขนาดไหน

จัดหน้าจนปวดหัว

คำนวนออกมาเสร็จ ด่านต่อไปคือจัดหน้าให้พิมพ์ออกมาอ่านรู้เรื่อง ข้อมูลที่ควรอยู่ในหน้าเดียวกันก็ต้องอยู่ในหน้าเดียวกัน หัวคอลัมน์ที่หน้ากระดาษแผ่นใหม่ขาดไปก็ไม่เวิร์ก ต้องมาคำนึงว่าพิมพ์ออกมาแล้วใช้หน้ากระดาษคุ้มหรือเปล่า

ใช้เวลาสอนคนอื่น

กรณีใช้ excel หลายคน ต้องตกลงกันตั้งแต่เก็บข้อมูลให้ใช้ทำรายงานได้ง่ายๆ ใช้ไฟล์นี้ พิมพ์ตัวเลขช่องนี้ เก็บไฟล์ตรงนี้ และเตือนให้อย่าทำสูตรพังด้วย

นอกจากปัญหาเชิงเทคนิควิธีการใช้ Excel มีคำถามในเชิงบริหาร นั่นก็คือ เราอยากได้ตัวเลขอะไรจากรายงานบ้าง!? ขณะที่จ้องมอง Excel เปล่าๆ ว่างๆ พลางถามตัวเองว่าอยากรู้ตัวเลขอะไรกันแน่ เอาตัวเลขมาทำไม แล้วจะเอาตัวเลขนั้นมาได้อย่างไร เขียนสูตรอะไร ทางโครงการก่อสร้างของคุณ ก็กำลังเดินหน้าให้เสร็จทันกำหนดเวลา ต้องจ่ายเงินคนงานทุกวัน รอให้คุณไปแก้ปัญหาหน้างาน ฯลฯ จะดีกว่ามั้ย ถ้าเรามีรายงานสำหรับธุรกิจรับเหมาแบบไม่ต้องใช้เวลากับ Excel เลย

รายงานก่อสร้าง ที่ไม่ต้องเขียนสูตร Excel 

รายงานเหล่านี้ ไม่ได้มาจาก Consult ที่จบ MBA แล้วไม่เคยจับงานก่อสร้าง แต่เริ่มมาจากอดีตผู้รับเหมา คุณไผท ผดุงถิ่น ที่ตั้งใจทำ Software ใช้เอง ต่อมาก็เผื่อแผ่คนอื่นใช้ด้วยฟรีๆ พอมีผู้รับเหมาอีกนับหมื่นมาเป็นสมาชิกใช้ Builk Cost Control หลายคนก็ช่วยกันส่ง Feedback เข้ามา ทำให้รายงานได้รับการปรับปรุงเพิ่มเติมมาเรื่อยๆ ดังนั้นมั่นใจได้ว่า รายงานเหล่านี้ใช้ได้ตามความต้องการของผู้รับเหมา SMEs ไม่มากหรือน้อยไป 

1. รายงานสรุปการดำเนินงาน

 

(บน) รายงานสรุปการดำเนินงาน แสดงข้อมูลแผน-เกิดจริง ของ รายรับ-รายจ่าย ทุกโครงการที่กำลังก่อสร้างอยู่และสิ้นสุดแล้ว ใช้รายงานนี้ควบคุมโครงการปัจจุบันให้เป็นไปตามแผน หรือ ประเมินผลกำไร-ขาดทุนของโครงการที่สร้างเสร็จไปแล้ว อ่านต่อ

 

2. รายงานสรุปข้อมูลโครงการ

 

(บน) รายงานสรุปข้อมูลโครงการ ลักษณะคล้ายรายงานสรุปผลการดำเนินงาน แต่แสดงแค่โครงการนั้นๆ ใช้เปรียบเทียบต้นทุนสะสมตั้งแต่เริ่มโครงการกับงบประมาณที่ตั้งไว้ อ่านต่อ

3. รายงานต้นทุนโครงการ

รายงานต้นทุนโครงการ แสดงต้นทุนโครงการแบ่งตามรหัสต้นทุน 89 ตัว  จัดหมวดหมู่เป็น 5 กลุ่ม (ค่าวัสดุ / ค่าแรง / ค่าเครื่องจักร / ค่าจ้างเหมาช่วง / ค่าดำเนินการ) โดยแบ่งเป็นต้นทุนที่วางแผนไว้ เทียบกับ ต้นทุนที่เกิดจริงผู้บริหารโครงการก่อสร้าง ใช้รายงานนี้ควบคุมต้นทุนจริงให้เป็นไปตามแผน ทีมงานก่อสร้างควรใช้ประกอบการประชุมโครงการทุกครั้ง เพื่อติดตามต้นทุนโครงการที่เกิดขึ้น หากมีต้นทุนในรหัสไหนเกินงบประมาณแล้ว ที่หน้างานและผู้จัดการโครงการควรระมัดระวังการใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับรหัสต้นทุนนี้

4. รายงานรายรับโครงการ

รายงานรายรับโครงการ แสดงรายรับจริงเปรียบเทียบกับแผนรายรับที่วางไว้ แยกเป็นงวดงาน เงินมัดจำ และประกันผลงาน ผู้รับเหมาใช้รายงานรายรับโครงการ ติดตามการเบิกเงินงวดและยอดคงค้าง เป็นอีกหนึ่งรายงานที่นำเข้าที่ประชุมโครงการรายเดือน

 

อยากได้รายงานแบบนี้ ต้องทำอย่างไร

Data (ข้อมูลดิบ) กลายร่างมาเป็น Information (ข้อมูลที่ประมวลผลแล้วเอาไปใช้ประโยชน์ได้) ตามขั้นตอนปกติ คือ INPUT > PROCESS > OUTPUT ก่อนหน้านี้เราใช้ Excel ในขั้นตอน PROCESS แต่คราวนี้เราจะเปลี่ยน จาก Excel เป็น BUILK Cost Control

INPUT : บันทึกข้อมูล

ก่อนอื่น เก็บตัวเลขในระบบ ผ่านเว็บไซต์ builk.com ไม่ต้องลงโปรแกรม ซึ่งอย่างน้อยที่สุดต้องมี มูลค่าสัญญา และ ข้อมูลการจ่ายเงินแต่ละครั้ง

 

PROCESS : ประมวลผลข้อมูล

ไม่ต้องทำ ข้ามไปข้อต่อไปได้เลย บิลค์มีโปรแกรมเมอร์หลายชีวิตดูแลระบบนี้ให้ผู้รับเหมา

OUTPUT : คลิกเลือกรายงาน

คลิกที่รายงาน เลือกช่วงเวลาของรายงาน จะดูบนหน้าจอหรือพิมพ์ลงเอกสารก็ได้

หมดแล้ว แค่นี้เอง!บิลค์เข้าใจดีว่าธุรกิจรับเหมาก่อสร้างมีเรื่องมากมายให้ต้องตัดสินใจทุกวัน เฉพาะที่หน้างานก็เยอะแล้ว จะเอาเวลาที่ไหนมาเขียนสูตร จัดหน้า ใน Excel ทำรายงานอีก BUILK Cost Control ขอรับหน้าที่เป็นระบบประมวลผล คืนเวลาให้ผู้รับเหมาไปจัดการโครงการ ให้งานก่อสร้างออกมา คุณภาพดี ตามเวลา ในงบที่วางไว้ ที่สำคัญ ผู้รับเหมาได้รายงานนี้ฟรีๆ ทำไมฟรี

 

วิธีใช้ BUILK Cost Control 

BUILK Cost Control เป็นหนึ่งในบริการของบิลค์ ตั้งใจสร้างให้ใช้ได้ง่ายแบบไม่ต้องเรียน หรือเรียนรู้การใช้งานเองได้ออนไลน์ เรียนรู้วิธีใช้ด้วยตัวเองที่นี่ นอกจากนี้ ผู้สนับสนุนของเรา ยังสนับสนุนให้บิลค์จัดอบรมการใช้ระบบควบคุมต้นทุน ฟรี อยู่เป็นประจำ ให้ผู้รับเหมาลองใช้โปรแกรมเต็มๆวัน รวมถึงทำความรู้จักสร้างคอนเนคชั่นกับเพื่อนร่วมอาชีพ ติดตามกิจกรรมจัดทั่วประเทศที่นี 

 

About the author