5 เทคนิคบริหารองค์กรและการเตรียมความพร้อมฝ่าวิกฤตใน 120 วัน

เคยถามตัวเองไหมว่า.. คุณจะบริหารทีมขายขององค์กรฝ่าวิกฤตได้อย่างไรด้วย 120 วัน
โดยปกติการทำงานทั่วๆไปล้วนต้องทำงานแข่งกับเวลาเป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว ยิ่งในภาวะวิกฤตโควิดที่ยังไม่ยอมจบลงง่ายๆอย่างในสถานการณ์ปัจจุบันที่ผู้ติดเชื้อในประเทศไทยพุ่งสูงขึ้นเรื่อยๆ ส่งผลให้การซื้อ-ขาย ทำธุรกิจและสภาวะตลาดชะลอตัวลงอย่างเห็นได้ชัดตลอดปี 2021 และด้วยนโยบายจากทางภาครัฐที่ต้องการเตรียมความพร้อมสำหรับการเปิดประเทศอีกครั้ง เพื่อกระตุ้นการท่องเที่ยวและเศรษฐกิจใน 120 วัน

ในเมื่อเวลามีจำกัด องค์กรและทีมขายของคุณพร้อมหรือยังที่จะฝ่าวิกฤตครั้งนี้และเตรียมความพร้อมครั้งใหม่ใน 120 วัน?

5 เทคนิคบริหารองค์กรและการเตรียมความพร้อมบริหารทีมขายและองค์กรคุณให้ฝ่าวิกฤตครั้งนี้ใน 120 วัน

1. ปรับแผน Workflow ระยะเวลาใหม่ให้หยืดหยุ่น และประเมินทุกอย่างแบบ Real-time

อย่ายืดติดกับวิธีคิดและการทำงานแบบเดิมๆ เพราะในช่วงเวลาวิกฤตเราไม่สามารถรออะไรได้นานๆแบบเมื่อก่อน ลำดับแรกๆที่ควรต้องปรับคือแผนการทำดำเนินงาน เพราะแผนเดิมๆที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจากเมื่อต้นปี หรือปีก่อน อาจจะไม่สามารถใช้งานได้จริงในเวลานี้ ถึงเวลาคิด ทบทวน และตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปอย่างรอบครอบ วางแผนสิ่งที่จะทำ คิดถึงผลกระทบอย่างรอบด้านที่สุด โดยที่กำหนดกรอบเวลาให้กระชับกว่าเดิม และเพิ่มความหยืดหยุ่นให้แผนใหม่มากขึ้น พร้อมที่จะปรับเปลี่ยนทันที ถ้าเห็นว่ามันไม่ได้ผล ประเมินทุกผลที่เกิดขึ้นแบบ Real-time มากขึ้น

2. การจัดการบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพ

เมื่อถึงช่วงเวลาวิกฤต ผลกระทบที่ตามมาคือธุรกิจจะเริ่มเดินต่อไปไม่ได้ โปรเจกต์ย่อยต่างอาจจะต้องหยุดการกำเนินการชั่วคราว การจัดการบุคคลกรเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ทำได้ทันที ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละทีมได้ วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพของบุคลากรที่มีอยู่สามารถทำได้หลายวิธีเช่น
– การปรับเปลี่ยน/โยกย้ายคนในส่วนต้องหยุด ไปช่วยในงานที่ยังสามารถเดินต่อไปได้ เพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้ทีม
– มีการจัดอบรมภายในระยะสั้น ( Upskill ) ในทีมที่ยังดำเนินการต่อไปได้ การอัพสกิลที่มีอยู่จะช่วยเพิ่มคุณภาพงาน และยังช่วยลดชั่วโมงการทำงานลงได้

3. การสื่อสารภายในองค์กรต้องรวดเร็ว แม่นยำ ครบถ้วน

แน่นอนว่าในยามวิกฤต ทุกกระบวนการของการทำงานต้องเร่ง รีบ และหนักขึ้น การพยุงทีมให้ไปด้วยกันได้ต้องอาศัยการสื่อสารภายในองค์กรที่รวดเร็ว แม่นยำ และครบถ้วนโดยมีหลักการง่ายๆคือ
– ทุกคนสามารถเชื่อมต่อกันได้ตลอด
จากสถานการณ์ปัจจุบันหลายๆองค์กรเริ่มปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานเป็นแบบ Hybrid คือมีการทั้งเข้าออฟฟิศและการ Work From Home การเชื่อมทุกคนเข้าหากันยังเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะเป็นช่วงเวลาที่มีการปรับเปลี่ยนหลายๆคน การทำงานจึงต้องมีความเป็นทีมเวิร์คมากขึ้น เช่นอาจจะมีการ Check-in / Check-Out สรุปอัพเดทการทำงานของตัวเองผ่านระบบกลางขององค์กรเช่น Zoom / Microsoft Teams / Google Meet เป็นต้น
– ทุกคนสามารถ Comment งานกันได้อย่างตรงไปตรงมา
เพราะความเร่งรีบเพื่อส่งมอบงานออกมา การ Review งานและ Comment เพื่อค่อยเช็คคุณภาพงานให้ออกมาดีจึงยังต้องมีอยู่เสมอ แต่อย่ายึดติดกับการทำงานแบบเดิมๆที่จะเป็นหัวหน้าเท่านั้นที่สามารถ Comment งานลูกทีมเพราะช่วงเวลานี้เป็นช่วงที่ต้องอาศัยไอเดียจากหลายๆคน ให้ได้จากหลายมุมมองอย่างตรงไปตรงมา
– สื่อสารเพื่อสร้างความเชื่อมั่น
ในภาวะวิกฤต ทุกคนในองค์กรกำลังเผชิญกับความกลัว ทุกครั้งที่หัวหน้าทีมหรือผู้บริหารมีโอกาสได้สื่อสารพูดคุยกับทีม ควรสร้างความเชื่อมั่น ลดความกลัว ให้ทุกคนพร้อมที่จะขับเคลื่อนองค์กรไปด้วยกันอย่างเต็มที่

4. นำข้อมูลผลการดำเนินงานเก่าๆ มาปัดฝุ่น แล้ววิเคราะห์

ถ้าองค์กรคุณมีข้อมูลผลการดำเนินงานที่ผ่านมา เช่น ลูกค้าทั้งหมด ยอดขายที่เกิดขึ้น สินค้าที่ขายดี และสินค้าที่ขายไม่ได้ สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นข้อมูลที่จะช่วยให้คุณเห็นแสงสว่างในยามวิกฤตได้ โดยการนำข้อมูลมาย่อย จัดระเบียบใหม่ เพื่อการต่อยอดและวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น เช่น
– ข้อมูลลูกค้าทั้งหมด จัดประเภทเป็น ลูกค้าใหม่ ลูกค้าประจำ ลูกค้าห่างหาย เมื่อแยกประเภทลูกค้าได้แล้วนำข้อมูลเหล่านี้ ส่งต่อให้กับทีมที่เกี่ยวข้องเช่นทีมขาย พร้อมปรับกลยุทธ์การการติดต่อกลับหาลูกค้าแต่ละประเภทจะมีรูปแบบการนำเสนอที่แตกต่างกันออกไป
– ยอดขายที่เกิดขึ้น เป็นสิ่งที่ต้องหาให้เจอว่ายอดขายที่เกิดขึ้นเกิดจากใคร และกลุ่มสินค้าที่สร้างยอดให้คุณคืออะไร แล้วสินค้าที่ขายไม่ได้ ทำไมถึงขายไม่ได้ สามารถปรับหรือเปลี่ยนกลยุทธ์เพื่อขับเคลื่อนสิ่งเหล่านี้ได้ไหม

5. เทคโนโลยีตัวช่วยที่สำคัญในยุคดิจิตอล

หลายๆองค์กรยังให้ความสำคัญค่อนข้างน้อยกับการนำเทคโนโลยีเข้าใช้กับองค์กร เพราะยังคงคิดว่าการทำงานแบบเดิมๆก็ยังสามารถทำงานได้อยู่ แต่ปัจจุบันหลายๆองค์กรทั้งขนาดเล็กถึงขนาดใหญ่เริ่มมีการขยับตัวเรื่อง Digital Transformation กันมากขึ้นและรวดเร็วขึ้น เพราะพบแล้วว่าเทคโนโลยีสามารถเข้าไปช่วยยังลดระยะเวลาการทำงานพร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้จริง ทำให้องค์กรเห็นภาคการจัดการ การบริหารได้ทันที พร้อมวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้รวดเร็วขึ้น เช่น
– ระบบ CRM แบบ On-Cloud ที่ช่วยให้ผู้บริหารหรือทีมขายสามารถทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและล่าช้าลงได้ เพราะระบบจะบันทึกข้อมูลได้แบบ Real-time เรียกดูได้ทันที ช่วย

เริ่มต้นง่ายๆวันนี้ด้วย JUBILI by BUILK ระบบ CRM
เพื่อบริหารทีมขายแบบ B2B

ทดลองใช้ฟรี 15 วัน